El 31% de las pymes españolas ya usa IA: qué le dice ese dato a una empresa colombiana

Holded publicó una nueva edición de su Informe Emprende 2026, un estudio sobre el ecosistema emprendedor y las pymes en España que este año dedica un bloque completo a la inteligencia artificial. El dato que resume el documento es claro: el 31% de las pymes españolas ya utiliza IA en su día a día. No hablamos de grandes corporaciones con equipos de datos, sino de empresas pequeñas y medianas que empezaron a usar estas herramientas para tareas concretas: redactar textos, clasificar correos, resumir documentos, apoyar la atención al cliente o revisar cifras.

El informe es español, pero la lectura sirve para cualquier gerente colombiano. Si en un mercado comparable casi un tercio de las pymes ya incorporó IA, la pregunta deja de ser si la tecnología está madura y pasa a ser otra: ¿qué parte de mi operación sigue dependiendo de trabajo manual repetitivo que ya podría estar automatizado?

Lo que realmente están automatizando las pymes

Un error frecuente es imaginar que adoptar IA significa comprar una plataforma costosa y reinventar la empresa. Lo que muestran estudios como este es lo contrario: la adopción arranca por los bordes del proceso, en tareas de bajo riesgo y alto volumen. Clasificar documentos que entran por correo, extraer datos de un PDF, sugerir respuestas a preguntas que se repiten, detectar inconsistencias en una base de datos de clientes.

Ese patrón es importante porque define por dónde empezar. Si en tu empresa alguien dedica tres horas diarias a transcribir datos de un formato a otro, ahí hay un caso de uso. Si tu equipo de servicio responde cuarenta veces la misma consulta sobre un estado de cuenta, ahí hay otro. El valor no está en la tecnología en abstracto, sino en identificar dónde se está yendo el tiempo de tu gente.

El informe también señala la otra cara: la mayoría de las pymes todavía no usa IA, y entre las razones aparecen la falta de conocimiento interno, la duda sobre la rentabilidad y la preocupación por la seguridad de la información. Son objeciones legítimas y vale la pena tratarlas antes de firmar nada.

El punto ciego colombiano: datos personales y trazabilidad

Aquí conviene detenerse, porque es donde una decisión apresurada puede salir cara. Cualquier herramienta de IA funciona con datos, y buena parte de los datos de una empresa colombiana son datos personales de clientes, empleados, residentes o proveedores. Eso activa de inmediato la Ley 1581 de 2012 de habeas data y sus decretos reglamentarios.

Antes de cargar información en una herramienta externa, hay tres preguntas que un gerente debería poder responder por escrito:

• ¿Qué datos salen de la empresa y hacia dónde? Si la herramienta procesa la información en servidores fuera del país, estás frente a una transferencia internacional de datos y eso tiene requisitos propios.
• ¿La autorización que firmó el titular cubre este uso? Una autorización genérica de hace cinco años probablemente no contempla el tratamiento mediante sistemas automatizados de terceros.
• ¿Quién responde si hay una fuga? Ante la Superintendencia de Industria y Comercio, el responsable del tratamiento sigue siendo tu empresa, no el proveedor.

A esto se suma un tema de trazabilidad que afecta especialmente a quienes manejan documentos con valor legal o contable. Si un proceso de radicación, una liquidación de nómina o un registro contable que alimenta la facturación electrónica ante la DIAN pasa por un paso automatizado, debe quedar constancia de quién aprobó qué y cuándo. La IA puede sugerir; la responsabilidad de validar sigue siendo humana y debe quedar registrada.

Automatizar lo que ya está ordenado

Hay una condición previa que el entusiasmo suele saltarse: no se puede automatizar un proceso que no está definido. Si la radicación de documentos se lleva en un cuaderno y tres carpetas de correo, si el control de ingreso al parqueadero depende de la memoria del portero, si las cuentas de la copropiedad se cuadran en hojas de cálculo sueltas con versiones distintas en cada computador, el primer paso no es la IA. El primer paso es tener el proceso sistematizado, con datos estructurados y un flujo claro.

Esa es, en la práctica, la brecha real entre el 31% que ya usa IA y el resto. Las empresas que adoptan estas herramientas con resultados suelen tener una base operativa ordenada sobre la cual la automatización tiene dónde apoyarse. Las que no, terminan automatizando el desorden y amplificándolo.

¿Qué significa esto para tu empresa?

• Un inventario de tareas repetitivas: dedica una reunión a listar las tareas manuales que más tiempo consumen por área. Ese listado es tu hoja de ruta de automatización, en orden de impacto.
• Una revisión de autorizaciones de datos: verifica que tus formatos de autorización bajo la Ley 1581 contemplen el tratamiento automatizado y el uso de proveedores tecnológicos.
• Procesos sistematizados antes que herramientas nuevas: digitalizar radicación, turnos, cartera o punto de venta genera los datos estructurados que cualquier automatización posterior necesita.
• Trazabilidad para auditorías: registros de quién hizo qué y cuándo, indispensables ante la DIAN, una asamblea de copropietarios bajo la Ley 675 o una inspección laboral.
• Decisiones con información real: reportes consolidados en lugar de hojas de cálculo dispersas, para que la gerencia discuta sobre cifras y no sobre percepciones.
• Criterio para evaluar proveedores: pregunta dónde se alojan los datos, qué respaldo hay y qué pasa con tu información si terminas el contrato.

El mensaje del Informe Emprende 2026 no es que haya que correr detrás de la IA. Es que las pymes que mejor la aprovechan son las que ya tenían su operación bajo control y encontraron, dentro de ella, tareas específicas que valía la pena automatizar. Ese trabajo de ordenar la casa se puede empezar la semana entrante.

¿Tu empresa quiere aprovechar estas tendencias tecnológicas? En Monarca Computer te ayudamos. Conoce nuestras soluciones o contáctanos hoy.