Sistema de Fondo
de Empleados
Aportes, préstamos y cartera bajo control -
con portal para el afiliado y trazabilidad completa desde el primer día.
Administrar el fondo en Excel
cuesta dinero y errores.
Los fondos de empleados que llevan aportes y préstamos en hojas de cálculo pierden el control de la cartera: no saben con certeza quién está en mora, calculan la amortización a mano y no tienen respaldo de los pagos.
Un fondo con 80 afiliados puede tener sin recaudar:
COP/año en aportes vencidos y mora que nunca se cobra (cifra ilustrativa)
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📉No se sabe quién está en mora En una hoja de cálculo, los aportes vencidos se confunden con los pendientes. El fondo no ve su cartera real ni cobra un peso de interés moratorio.
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🧮Amortización calculada a mano Las tablas de préstamo hechas en Excel arrastran errores de fórmula. Un decimal mal puesto cambia lo que el afiliado debe.
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🧾Sin respaldo de los pagos Los comprobantes de aporte y de cuota se pierden en chats y correos. No hay forma de auditar quién pagó qué y cuándo.
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📞El afiliado no conoce su saldo Para saber cuánto ha aportado o cuánto le falta del préstamo, el miembro tiene que llamar o escribirle al administrador.
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🔓Sin control de acceso ni auditoría Cualquiera con el archivo puede cambiar un saldo sin dejar rastro, lo que anula la confianza y la evidencia ante el afiliado.
Una plataforma web lista para usar,
sin complicaciones técnicas.
Aportes por periodo
Al generar el mes, el sistema crea el aporte pendiente de cada afiliado activo. Estados claros: pagado, pendiente, vencido o parcial.
Préstamos con amortización
El sistema calcula la tabla de amortización francesa completa: cuota, capital e interés de cada cuota. Sin fórmulas a mano.
Mora automática
Marca solo los aportes y cuotas vencidas y calcula la mora según los días de atraso, con la tasa que usted configure. El fondo por fin ve y cobra su cartera.
Comprobantes validados
El afiliado sube el soporte de su pago; el administrador lo aprueba o lo rechaza y el aporte se actualiza solo. Todo queda registrado.
Tope de crédito
El monto de cada préstamo se valida contra lo aportado por el miembro (hasta N veces, configurable). No se aprueba de más.
Formas de pago configurables
Efectivo, transferencia, Nequi, Daviplata y las que el fondo defina. Cada aporte y cuota queda con su forma de pago.
Dashboard y cartera
Recaudo por periodo, deuda total, próximos vencimientos y el saldo real por pagar de cada afiliado, en una sola pantalla.
3 roles con auditoría
Administrador - gestión total. Auditor - solo lectura para revisiones. Miembro - su propia información.
Portal del afiliado
Cada miembro entra a su portal, consulta sus aportes y el estado de sus préstamos, y sube sus comprobantes de pago. Sus archivos son privados.
Del aporte al préstamo, todo en un solo lugar
y sin cálculos a mano.
📅 Aportes en cuatro estados
Cada aporte queda como pagado, pendiente, vencido o parcial. El resumen por afiliado muestra el saldo real que le falta por pagar, sin ambigüedades.
🏦 Préstamos con amortización francesa
El sistema calcula la cuota fija, el capital y el interés de cada cuota, y valida que el monto no supere el tope de crédito del afiliado.
⏰ Mora que sí se cobra
Los aportes y cuotas vencidas se marcan solos y la mora se recalcula por días de atraso. El fondo por fin ve quién debe y cobra el interés moratorio.
Cualquier organización con un fondo de empleados lo necesita.
Fondos de Empleados
Fondos constituidos que administran aportes y préstamos de sus afiliados y hoy lo llevan en hojas de cálculo.
Cliente directo · Aportes + créditosEmpresas con fondo interno
Compañías que ofrecen a sus trabajadores un fondo de ahorro y préstamo como beneficio laboral.
Beneficio al empleado · FidelizaciónCooperativas de ahorro
Cooperativas y precooperativas que gestionan aportes sociales y créditos a sus asociados con control de cartera.
Regulado · Volumen de asociadosAsociaciones mutuales
Asociaciones y mutuales que recaudan cuotas periódicas y otorgan auxilios o préstamos a sus miembros.
Cuotas periódicas · SolidaridadSindicatos
Organizaciones sindicales con fondo de solidaridad, aportes de afiliados y créditos internos.
Afiliados · Fondo de solidaridadCajas de ahorro escolares
Colegios y universidades con cajas de ahorro para docentes y personal administrativo.
Personal educativo · Ahorro programadoComunidades y gremios
Juntas, gremios y comunidades que administran un fondo común con aportes y préstamos entre sus integrantes.
Fondo común · ConfianzaFondos de bienestar
Entidades públicas o privadas con fondos de bienestar social que otorgan auxilios y créditos a su planta.
Bienestar · Planta de personalPruébelo ahora con datos reales de ejemplo.
fondo.monarcacomputer.com.co · Fondo demo con afiliados en todos los estados: al día, en mora, pago parcial, a paz y salvo y recién afiliado.
Todos los usuarios entran con la contraseña Demo2026* · El demo se restablece todos los días a las 3:00 a. m.
| Rol | Usuario (correo) | Estado / para mostrar |
|---|---|---|
| Admin | administrador@demo.com | Panel completo: aportes, préstamos y mora |
| Auditor | auditor@demo.com | Solo lectura (revisor fiscal) |
| Afiliado | claudia.restrepo@demo.com | Al día · con préstamo vigente |
| Afiliado | sandra.buitrago@demo.com | En mora (un mes) |
| Afiliado | andres.cardona@demo.com | En mora grave · préstamo con cuotas vencidas |
| Afiliado | paola.jimenez@demo.com | Pago parcial |
| Afiliado | ricardo.pena@demo.com | A paz y salvo · préstamo ya pagado |
| Afiliado | lina.mora@demo.com | Recién afiliada · comprobante en revisión |
El portal del afiliado permite a cada miembro ver su historial y subir sus comprobantes de pago.
Un solo precio: licencia + puesta en marcha.
* Precios en COP con IVA incluido. Cada plan ya incluye la licencia y la puesta en marcha (instalación, configuración de aportes y tasas, carga inicial de afiliados y capacitación). El alojamiento en la nube es opcional y se explica en la siguiente lámina.
Tres formas de alojamiento. Usted elige.
Todo sistema necesita correr en un servidor. La puesta en marcha ya viene incluida en su plan. Lo habitual es que Monarca lo aloje -ya cubierto por su mensualidad-; si quiere su dominio propio, se lo alojamos con una cuota mensual, y si necesita tenerlo en sus propios servidores, es un acuerdo a la medida.
A · Alojado por Monarca
Monarca aloja su sistema del fondo en la nube, en un subdominio de Monarca Computer. Ya está cubierto por su mensualidad: no paga alojamiento aparte.
En un subdominio de monarcacomputer.com.co, con SSL
- Certificado SSL y respaldos automáticos diarios incluidos
- Mantenimiento, monitoreo y actualizaciones a cargo de Monarca
- Acceso desde cualquier computador, tablet o celular con Internet
- Sin cuota de alojamiento aparte: va dentro de su plan
B · Con su propio dominio
Monarca sigue alojando y administrando toda la infraestructura, pero el sistema vive bajo el dominio propio de su empresa.
Cuota mensual de alojamiento:
- Su propio dominio (ej. sistema.suempresa.com), con certificado SSL incluido
- Respaldos automáticos diarios, sin costo adicional
- Certificado, dominio y mantenimiento a cargo de Monarca
- Monitoreo permanente: estamos pendientes de que no se caiga
C · En sus propios servidores
Instalación en la infraestructura de su empresa. Es un acuerdo a la medida, no una opción del plan: requiere licencia premium y contrato aparte.
Licencia premium + contrato de soporte
- El servidor, los respaldos, la conectividad y la seguridad quedan a cargo de su empresa
- Requiere personal técnico propio para mantenerlo
- Las actualizaciones se coordinan y se facturan según el contrato
- Los tiempos de respuesta dependen del acceso que su empresa nos habilite
Más tiempo de licencia, más protección para su inversión.
| Característica de soporte | Básico 1 año |
Profesional 3 años |
Empresarial 5 años |
|---|---|---|---|
| Canal de soporte | Email + WhatsApp | Email · WhatsApp · Teléfono | |
| Tiempo de respuesta SLA | 48 horas | 24 horas | 8 horas |
| Corrección de bugs críticos | ✔ | ✔ | ✔ |
| Actualizaciones de seguridad | 1 / año | 2 / año | Trimestrales |
| Nuevas funcionalidades | - | 2 / año | Trimestrales |
| Sesiones de capacitación | 1 inicial | 2 / año | Ilimitadas |
| Personalización de reportes | - | Básica | Avanzada |
| Gestión de backups | Cliente | Asistida | Gestionada Monarca |
| Contacto dedicado Monarca Computer | - | - | ✔ |
| Integraciones a solicitud | - | - | Básicas incluidas |
Crece con su organización.
El sistema está construido sobre tecnología de nivel empresarial. Soporta desde un fondo pequeño hasta uno con miles de afiliados, sin cambiar de plataforma.
Las barras muestran el uso típico actual vs. la capacidad máxima del stack tecnológico.
📦 Contenedores Docker
Cada componente corre en contenedor independiente. Escalar horizontalmente es añadir instancias - sin reinstalar ni interrumpir el servicio.
🗄️ PostgreSQL 16
Soporte nativo para millones de registros. Los cálculos de aportes, amortización y mora son consistentes incluso con muchos afiliados y movimientos.
🔌 API REST preparada
Todos los módulos exponen endpoints REST. Integración con otros sistemas del cliente (ERP, CRM) sin modificar el núcleo de la aplicación.
👤 Portal del afiliado ✅ Disponible
Cada miembro consulta sus aportes, el estado de sus préstamos y sube sus comprobantes de pago desde su propio portal.
Deja de perder la mora y recupera el control de la cartera.
💰 Ejemplo - fondo de 80 afiliados
📈 Beneficios intangibles
Cada miembro ve sus aportes y préstamos en su portal. Menos reclamos y más confianza en el fondo.
Cada aporte, préstamo y comprobante queda con usuario, fecha y estado. El rol Auditor revisa sin poder modificar.
El dashboard muestra recaudo, deuda y vencimientos: la junta decide con cifras reales, no con un Excel.
La amortización y la mora las calcula el sistema. Se acaban los errores de fórmula de la hoja de cálculo.
Del contrato al primer periodo en pocos días.
Relevamiento
Recopilación de los afiliados, sus saldos actuales de aportes, préstamos en curso y las tasas del fondo.
Instalación
Despliegue del servidor, configuración de la BD, carga inicial de afiliados y saldos, y creación de usuarios.
Personalización
Configuración del aporte base, las tasas de préstamo y de mora, las formas de pago y la identidad del fondo.
Capacitación
Sesión en vivo con el administrador y el equipo. Entrega de manuales técnico y de usuario.
Producción
Sistema activo. Acompañamiento inicial de 15 días para resolver dudas operativas.
📦 Entregables al cliente
- ✓ Sistema funcionando y probado en producción
- ✓ Manual técnico de instalación y administración
- ✓ Manual de usuario (administrador y afiliado)
- ✓ Afiliados y saldos cargados y verificados
- ✓ Credenciales de acceso documentadas
- ✓ Acta de entrega y puesta en producción
🔧 Requisitos del cliente
- ✓ On-premise: Servidor Windows/Linux, 4 GB RAM, Docker
- ✓ Cloud: Ninguno - Monarca Computer gestiona todo
- ✓ Navegador moderno (Chrome, Edge, Firefox)
- ✓ Acceso a internet (cloud) o red local (on-premise)
- ✓ Listado de afiliados y saldos actuales del fondo
- ✓ 1 persona designada como administrador del sistema
El sistema evoluciona con su negocio.
¿Cómo funcionan las actualizaciones?
Parches críticos de librerías y SO aplicados en ventana de mantenimiento sin interrumpir el servicio. Incluidas en todos los planes.
Nuevas características, mejoras de UX y optimizaciones. Se notifican al administrador con changelog. Incluidas en planes Profesional y Empresarial.
Respaldo automático → despliegue de nueva versión → verificación de integridad → notificación al cliente. Tiempo promedio: 15 minutos.
El cliente recibe notificación anticipada con descripción de cambios, impacto esperado y ventana de mantenimiento propuesta.
Historial y Roadmap
Cada miembro consulta sus aportes y préstamos y sube sus comprobantes de pago.
Recaudo por periodo, deuda total, próximos vencimientos y saldo por afiliado.
El sistema marca los aportes y cuotas vencidas y calcula la mora según los días de atraso.
Botón de pago para que el afiliado abone su aporte o cuota directamente desde el portal.
Descarga del estado de cuenta del afiliado con sus aportes y el detalle de sus préstamos.
El precio del plan es el precio.
| Concepto | Plan Básico 1 año |
Plan Profesional 3 años |
Plan Empresarial 5 años |
|---|---|---|---|
| Plan todo incluido licencia + puesta en marcha · IVA incluido |
$4.050.000 | $7.450.000 | $9.800.000 |
| Opción A · Alojado por Monarca (recomendado) | Incluido en su plan - sin costo adicional | ||
| Opción B · Con su propio dominio (opcional) | + $319.999/mes · solo si quiere su propio dominio | ||
| Opción C · En sus propios servidores | Se cotiza aparte · licencia premium + contrato de soporte | ||
* Valores en COP con IVA incluido. El plan cubre la licencia y la puesta en marcha completa, con el sistema alojado por Monarca (Opción A). Si quiere su propio dominio, es una cuota mensual aparte (Opción B). La instalación en la infraestructura de su empresa (Opción C) es un acuerdo a la medida que se cotiza por separado. Sujeto a cotización formal.
¿Listo para modernizar la administración de su fondo?
Nuestro equipo evalúa su caso, dimensiona la solución correcta y le presenta una propuesta ajustada a sus necesidades y presupuesto.