Los costos operativos de las pymes subieron 25%: dónde está el desperdicio

El 'Indicador Cepyme sobre la situación de la pyme' del segundo trimestre de 2025 arrojó un dato que debería incomodar a cualquier gerente: los costos operativos de las pequeñas y medianas empresas crecieron un 25% desde 2019. El estudio es español, pero el fenómeno de fondo no conoce fronteras. En Colombia la combinación de ajustes al salario mínimo muy por encima de la inflación, aumentos en arriendos, energía y transporte, y una carga de cumplimiento tributario cada vez más exigente ha producido el mismo efecto: facturar lo mismo que hace cinco años hoy deja mucho menos margen.

Lo interesante del informe no es el porcentaje, sino el diagnóstico que lo acompaña: el gran reto de la pyme es escalar el negocio sin aumentar la complejidad operativa. Es decir, vender más sin que cada venta adicional obligue a contratar otra persona para procesarla, otra para revisarla y otra para archivar el soporte.

El costo que no aparece en el estado de resultados

Cuando un gerente revisa dónde se le está yendo la plata, mira nómina, arriendo, servicios e insumos. Rara vez cuantifica el costo del trabajo administrativo repetitivo, porque está escondido dentro de la nómina de gente que, en teoría, fue contratada para otra cosa.

Piensa en situaciones cotidianas en una empresa colombiana promedio:

• Una auxiliar que dedica tres horas diarias a transcribir datos de un formato de papel a un Excel que luego alguien más vuelve a transcribir al software contable.
• El tiempo perdido buscando un documento radicado hace ocho meses porque no existe un consecutivo confiable ni un responsable asignado.
• Las correcciones de facturas electrónicas rechazadas por la DIAN porque los datos del cliente se digitaron mal en origen.
• Cuadres de caja que no cierran y obligan a dos personas a revisar tirillas durante una tarde completa.
• Conjuntos residenciales donde la cartera se controla en una hoja de cálculo que solo entiende el administrador saliente.

Ninguna de esas horas aparece etiquetada como "costo operativo evitable", pero todas se pagan cada quincena. En una empresa de veinte personas, dos horas diarias perdidas por cada cinco empleados administrativos equivalen a tener un empleado de tiempo completo dedicado exclusivamente a reprocesos.

Complejidad operativa: el verdadero techo de crecimiento

El informe apunta a algo que muchos empresarios colombianos viven sin nombrarlo. Un negocio que crece con procesos manuales no crece de forma lineal: crece de forma desordenada. Duplicar la facturación con los mismos procesos no duplica el trabajo administrativo, lo multiplica, porque aparecen excepciones, errores, reclamos y controles nuevos que antes no existían.

Ese es el momento en que el gerente deja de dirigir y empieza a apagar incendios. Y es también el momento en que la empresa se vuelve vulnerable frente al cumplimiento normativo. Un ejemplo concreto: la Ley 1581 de 2012 de habeas data exige saber qué datos personales se tienen, con qué autorización y quién accede a ellos. Si la información de clientes, residentes o empleados está repartida entre carpetas físicas, correos personales y archivos de Excel en computadores distintos, responder a un requerimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio deja de ser un trámite y se convierte en un riesgo real de sanción.

Lo mismo ocurre con la facturación electrónica y el documento soporte ante la DIAN, o con la obligación de los administradores de propiedad horizontal de rendir cuentas claras bajo la Ley 675 de 2001. La complejidad operativa no solo encarece: expone.

Por dónde empezar la semana entrante

No hace falta un proyecto de transformación de un año. Hace falta un ejercicio de dos horas con el equipo administrativo. Pide que cada persona liste las tres tareas que más tiempo le consumen y que no aportan valor al cliente. Luego marca cuáles de esas tareas cumplen tres condiciones: se repiten todas las semanas, siguen siempre la misma regla y dependen de que alguien no se equivoque al digitar. Esas son, casi siempre, las candidatas naturales a sistematizarse.

El segundo paso es igual de simple: identifica cuántas veces se vuelve a escribir el mismo dato en tu empresa. Si el nombre de un cliente se digita en el formato de ingreso, luego en el Excel de seguimiento y luego en la factura, tienes tres puntos de error y tres costos por un solo dato.

¿Qué significa esto para tu empresa?

• Margen recuperable sin vender más: cada reproceso eliminado se traduce en horas que vuelven a tareas productivas, sin aumentar la nómina.
• Crecimiento sin contrataciones proporcionales: procesos sistematizados permiten atender más volumen con la misma estructura.
• Trazabilidad frente a la DIAN y la SIC: información centralizada y con registro de quién hizo qué facilita responder requerimientos y sustentar operaciones.
• Menos dependencia de personas clave: el conocimiento deja de vivir en la cabeza o en el Excel de un empleado.
• Decisiones con datos reales: cuando la información se registra una sola vez y en un solo lugar, los informes dejan de ser una reconstrucción mensual.
• Menor exposición a errores costosos: notas crédito, facturas rechazadas y cuadres descuadrados se reducen cuando el dato se captura bien en origen.

El dato del 25% no es una condena. Es un recordatorio de que el control de costos ya no se logra recortando, sino rediseñando la forma en que la empresa hace su trabajo diario.

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