Sistema de Radicación
de Documentos
Trazabilidad, control y cumplimiento normativo para su organización -
desde el primer día, sin complicaciones técnicas.
La gestión documental manual
cuesta dinero y genera riesgos.
Las organizaciones colombianas pierden horas de trabajo diario en procesos de radicación no estandarizados, sin trazabilidad y vulnerables a errores humanos.
Una empresa de 30 empleados pierde en promedio:
COP/año en reprocesos, errores y tiempo en radicación manual
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📂Radicados duplicados o perdidos Sin un consecutivo automático, los documentos se numeran manualmente y generan duplicados o vacíos imposibles de detectar a tiempo.
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🔍Imposible rastrear un documento No existe búsqueda centralizada. Encontrar un radicado histórico puede tomar horas o incluso días.
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⚖️Incumplimiento de TRD y normativa La Ley 594 de 2000 obliga a las entidades a gestionar TRD. El incumplimiento expone a sanciones y auditorías desfavorables.
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🔓Sin control de acceso ni auditoría Cualquier persona puede crear o modificar documentos sin dejar rastro, lo que anula la evidencia ante reclamaciones legales.
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🖨️Proceso lento e inconsistente Radicar un documento a mano toma entre 5 y 20 minutos. Con el sistema: menos de 60 segundos.
Una plataforma web lista para usar,
sin complicaciones técnicas.
Radicado en 60 segundos
Número único atómico, código de barras Code128 y PDF de constancia generados automáticamente.
3 modos de salida
Sticker 10×5 cm · Documento .docx→PDF inalterable · PDF escaneado - estampa sello sobre PDF externo.
TRD administrable
Series, subseries, retención y disposición final conforme a Ley 594. Gestionable por el admin sin código.
Control de acceso por roles
Admin - configuración total. Operador - radicar y buscar. Consulta - solo lectura y descarga PDF.
Búsqueda instantánea
Filtrado por número, asunto, remitente o fecha. Descarga del PDF original desde historial sin límite de tiempo.
Notificación por correo
El remitente recibe automáticamente un email con el PDF de constancia adjunto al momento de radicar su documento. v1.1.0
Dashboard de estadísticas
Métricas de volumen diario, por tipo y por dependencia (Top-10). Exportación a Excel/CSV con filtro de fechas. v1.2.0
Backup automático
Respaldos programados de la base de datos con retención configurable. Sin intervención manual. v1.1.0
Varias dependencias
Su organización puede manejar varias sedes o áreas en una sola plataforma, con los datos aislados entre cada una. v2.0.0
Del documento físico al PDF trazable
en menos de un minuto.
📌 Modo Sticker - Constancia
Etiqueta adhesiva 10×5 cm con número de radicado y código de barras. Se pega sobre el documento físico entregado por el ciudadano.
📋 Modo Documento - Integrado
Plantilla Word (.docx) con marcadores {numero_radicado} · {%barcode}. El sistema inserta los datos y entrega PDF inalterable.
🖨️ Modo PDF Escaneado - Sello v1.1.0
El operador sube un PDF escaneado y el sistema estampa automáticamente el sello de radicado sobre la primera página. No requiere plantilla previa.
Cualquier organización que gestione documentos necesita esto.
Entidades Públicas
Alcaldías, secretarías, hospitales públicos. Obligados por Ley 594 a implementar sistemas de gestión documental y TRD.
Alta demanda · Presupuesto públicoEducación
Universidades, colegios e institutos. Manejan grandes volúmenes de solicitudes, certificados y comunicaciones académicas.
Volumen alto · Procesos repetitivosSalud
Clínicas, hospitales y EPS privadas que requieren trazabilidad documental en historias, contratos y autorizaciones.
Cumplimiento crítico · Alta rotaciónJurídico / Legal
Firmas de abogados, notarías y consultorios donde cada documento debe quedar radicado con fecha y hora exacta.
Trazabilidad legal · Valor probatorioConstrucción e Ingeniería
Empresas con procesos licitatorios, planos y actas de entrega que requieren numeración secuencial y control de versiones.
Proyectos · LicitacionesPYMES Administrativas
Cualquier empresa con área administrativa que maneje correspondencia, contratos, facturas y comunicados internos.
Mercado amplio · Ticket accesibleServicios Financieros
Cooperativas, aseguradoras y fondos de pensiones que gestionan solicitudes, reclamaciones y contratos con alta regulación.
Regulado · Alta seguridadLogística y Comercio
Importadoras, distribuidoras y operadores logísticos con documentación de despacho, recibo y trazabilidad de envíos.
Volumen · TrazabilidadPruébelo ahora con datos reales de ejemplo.
radicacion.monarcacomputer.com.co · Dos entidades de ejemplo, cada una con sus radicados y usuarios aislados entre sí.
Todos los usuarios entran con la contraseña Demo2026* · El demo se restablece todos los días a las 4:00 a. m.
| Rol | Usuario (correo) | Para mostrar |
|---|---|---|
| Admin | administrador@demo.com | Entidad 1 · panel completo, radica y consulta |
| Operador | operador@demo.com | Entidad 1 · radica documentos |
| Consulta | consulta@demo.com | Entidad 1 · solo consulta y reportes |
| Admin | admin.notaria@demo.com | Entidad 2 (Notaría Segunda) · datos totalmente aislados de la Entidad 1 |
| Operador | operador.notaria@demo.com | Entidad 2 · radica en su propia entidad |
| Admin | admin.fundacion@demo.com | Entidad 3 (Fundación Semillas) · muestra el cupo de usuarios lleno |
Demuestra la función de varias sedes o dependencias: cada entidad ve únicamente su propia información.
Un solo precio: licencia + puesta en marcha.
* Precios en COP con IVA incluido. Cada plan ya incluye la licencia y la puesta en marcha. El alojamiento en la nube es opcional y se explica en la siguiente lámina.
Tres formas de alojamiento. Usted elige.
Todo sistema necesita correr en un servidor. La puesta en marcha ya viene incluida en su plan. Lo habitual es que Monarca lo aloje -ya cubierto por su mensualidad-; si quiere su dominio propio, se lo alojamos con una cuota mensual, y si necesita tenerlo en sus propios servidores, es un acuerdo a la medida.
A · Alojado por Monarca
Monarca aloja su sistema de radicación en la nube, en un subdominio de Monarca Computer. Ya está cubierto por su mensualidad: no paga alojamiento aparte.
En un subdominio de monarcacomputer.com.co, con SSL
- Certificado SSL y respaldos automáticos incluidos
- Mantenimiento, monitoreo y actualizaciones a cargo de Monarca
- Acceso desde cualquier computador, tablet o celular con Internet
- Sin cuota de alojamiento aparte: va dentro de su plan
B · Con su propio dominio
Monarca sigue alojando y administrando toda la infraestructura, pero el sistema vive bajo el dominio propio de su empresa.
Cuota mensual de alojamiento:
- Su propio dominio (ej. sistema.suempresa.com), con certificado SSL incluido
- Respaldos automáticos, sin costo adicional
- Certificado, dominio y mantenimiento a cargo de Monarca
- Monitoreo permanente: estamos pendientes de que no se caiga
C · En sus propios servidores
Instalación en la infraestructura de su empresa. Es un acuerdo a la medida, no una opción del plan: requiere licencia premium y contrato aparte.
Licencia premium + contrato de soporte
- El servidor, los respaldos, la conectividad y la seguridad quedan a cargo de su empresa
- Requiere personal técnico propio para mantenerlo
- Las actualizaciones se coordinan y se facturan según el contrato
- Los tiempos de respuesta dependen del acceso que su empresa nos habilite
Más tiempo de licencia, más protección para su inversión.
| Característica de soporte | Básico 1 año |
Profesional 3 años |
Empresarial 5 años |
|---|---|---|---|
| Canal de soporte | Email + WhatsApp | Email · WhatsApp · Teléfono | |
| Tiempo de respuesta SLA | 48 horas | 24 horas | 8 horas |
| Corrección de bugs críticos | ✔ | ✔ | ✔ |
| Actualizaciones de seguridad | 1 / año | 2 / año | Trimestrales |
| Nuevas funcionalidades | - | 2 / año | Trimestrales |
| Sesiones de capacitación | 1 inicial | 2 / año | Ilimitadas |
| Personalización de plantillas | - | Básica | Avanzada |
| Gestión de backups | Cliente | Asistida | Gestionada Monarca |
| Contacto dedicado Monarca Computer | - | - | ✔ |
| Integraciones a solicitud | - | - | Básicas incluidas |
Crece con su organización.
El sistema está construido sobre tecnología de nivel empresarial. No alcanza un techo operativo en el rango de uso de una PYME o entidad pública colombiana.
Las barras muestran el uso típico actual vs. la capacidad máxima del stack tecnológico.
📦 Contenedores Docker
Cada componente corre en contenedor independiente. Escalar horizontalmente es añadir instancias - sin reinstalar ni interrumpir el servicio.
🗄️ PostgreSQL 16
Soporte nativo para millones de registros. Las funciones atómicas garantizan cero duplicados incluso con alta carga concurrente de múltiples operadores.
🔌 API REST preparada
Todos los módulos exponen endpoints REST. Integración con otros sistemas del cliente (ERP, CRM) sin modificar el núcleo de la aplicación.
🏢 Varias dependencias ✅ Disponible
Su organización puede manejar varias sedes o áreas en una sola plataforma, con los datos aislados entre cada una. Disponible hoy en producción.
El sistema se paga solo en menos de 3 meses.
💰 Ejemplo de ahorro - empresa de 20 personas
📈 Beneficios intangibles
Ley 594 de 2000, políticas de archivo y TRD. Evita multas y sanciones del Archivo General de la Nación.
Cada radicado tiene usuario creador, fecha, hora y estado. Perfecto para auditorías internas o externas.
Documentos con código de barras y numeración profesional elevan la percepción ante clientes y socios.
Los PDF digitales reducen impresiones innecesarias y costos de almacenamiento físico.
Del contrato al primer radicado en 5 días hábiles.
Relevamiento
Recopilación de TRD del cliente, estructura de usuarios y plantillas de documentos existentes.
Instalación
Despliegue del servidor, configuración de la BD, carga inicial de TRD y creación de usuarios.
Personalización
Adaptación de plantillas .docx del cliente, configuración de la constancia y ajustes mínimos.
Capacitación
Sesión en vivo con administrador y operadores. Entrega de manuales técnico y de usuario.
Producción
Sistema activo. Acompañamiento inicial de 15 días para resolver dudas operativas.
📦 Entregables al cliente
- ✓ Sistema funcionando y probado en producción
- ✓ Manual técnico de instalación y administración
- ✓ Manual de usuario (operador y consulta)
- ✓ Plantilla .docx de ejemplo con marcadores
- ✓ Credenciales de acceso documentadas
- ✓ Acta de entrega y puesta en producción
🔧 Requisitos del cliente
- ✓ On-premise: Servidor Windows/Linux, 4 GB RAM, Docker
- ✓ Cloud: Ninguno - Monarca Computer gestiona todo
- ✓ Navegador moderno (Chrome, Edge, Firefox)
- ✓ Acceso a internet (cloud) o red local (on-premise)
- ✓ TRD existente o disposición a construirla con Monarca
- ✓ 1 persona designada como administrador del sistema
El sistema evoluciona con su negocio.
¿Cómo funcionan las actualizaciones?
Parches críticos de librerías y SO aplicados en ventana de mantenimiento sin interrumpir el servicio. Incluidas en todos los planes.
Nuevas características, mejoras de UX y optimizaciones. Se notifican al administrador con changelog. Incluidas en planes Profesional y Empresarial.
Respaldo automático → despliegue de nueva versión → verificación de integridad → notificación al cliente. Tiempo promedio: 15 minutos.
El cliente recibe notificación anticipada con descripción de cambios, impacto esperado y ventana de mantenimiento propuesta.
Historial y Roadmap
El remitente recibe el PDF de constancia adjunto automáticamente al radicar.
Métricas por día, tipo y dependencia. Exportación Excel con filtro de fechas.
Su organización maneja varias sedes o áreas con los datos aislados entre cada una.
Integración con firma electrónica simple para documentos internos.
Portal externo para que terceros verifiquen un radicado escaneando el código de barras.
El precio del plan es el precio.
| Concepto | Plan Básico 1 año |
Plan Profesional 3 años |
Plan Empresarial 5 años |
|---|---|---|---|
| Plan todo incluido licencia + puesta en marcha · IVA incluido |
$4.850.000 | $8.900.000 | $11.750.000 |
| Opción A · Alojado por Monarca (recomendado) | Incluido en su plan - sin costo adicional | ||
| Opción B · Con su propio dominio (opcional) | + $319.999/mes · solo si quiere su propio dominio | ||
| Opción C · En sus propios servidores | Se cotiza aparte · licencia premium + contrato de soporte | ||
* Valores en COP con IVA incluido. El plan cubre la licencia y la puesta en marcha completa, con el sistema alojado por Monarca (Opción A). Si quiere su propio dominio, es una cuota mensual aparte (Opción B). La instalación en la infraestructura de su empresa (Opción C) es un acuerdo a la medida que se cotiza por separado. Sujeto a cotización formal.
¿Listo para modernizar su gestión documental?
Nuestro equipo evalúa su caso, dimensiona la solución correcta y le presenta una propuesta ajustada a sus necesidades y presupuesto.