Movilidad corporativa: por qué la gestión del desplazamiento ya es un tema de software

La compañía WAIIS anunció la adquisición de SharetoGo, una startup dedicada a organizar el desplazamiento de empleados hacia los centros de trabajo. Detrás de la operación hay algo que interesa a cualquier gerente o administrador en Colombia: el traslado del personal dejó de ser un asunto de logística improvisada y pasó a ser un proceso que se planifica, se mide y se audita con software. Si en tu empresa el transporte, el parqueadero o los horarios de llegada se manejan con un cuaderno, una planilla de Excel o un grupo de WhatsApp, esta noticia describe justamente el problema que ya se está resolviendo con sistemas.

Del beneficio informal al proceso con datos

El retorno a la presencialidad, el costo creciente de la gasolina y el peaje, y la presión por reducir emisiones convirtieron la movilidad en una línea de gasto visible. Muchas empresas colombianas subsidian rutas, entregan auxilios de transporte, asignan cupos de parqueadero o pagan horas extras que en realidad son tiempo perdido en trancón. El problema no es el gasto en sí: es que casi nadie lo tiene medido.

Cuando una operación como la de WAIIS y SharetoGo llama la atención del mercado, es porque hay demanda de información: cuántos empleados llegan a qué hora, desde qué zonas, con cuánta ocupación viajan los vehículos, cuántos cupos de parqueadero se usan realmente frente a los asignados. Eso es exactamente el tipo de dato que un sistema de control de acceso, de turnos o de parqueaderos produce todos los días y que, en la mayoría de las organizaciones, se pierde.

Tres frentes donde esto aterriza en una empresa local

Parqueadero y control de acceso. En Bogotá, Medellín o Cali el cupo de parqueadero es un recurso escaso y costoso. Sin registro digital de entradas, salidas y asignación, es imposible saber si el espacio está subutilizado o si se está pagando arriendo de más. Un registro sistemático permite rotar cupos, priorizar por zona de residencia o por vehículo compartido, y sustentar la decisión con cifras y no con percepciones.

Control de tiempos y jornada. La normativa laboral colombiana - con la reducción progresiva de la jornada máxima y las reglas de trabajo remoto y teletrabajo - obliga a llevar soportes confiables de jornada. Un sistema de turnos o de registro de ingreso deja evidencia de cumplimiento y evita discusiones sobre horas extras, recargos o tardanzas. Es el mismo dato que sirve para decidir si conviene un horario flexible o una ruta empresarial.

Datos personales. Aquí hay un riesgo que muchos pasan por alto. Direcciones de residencia, placas, rutas habituales y horarios de un empleado son datos personales, y en algunos casos permiten inferir información sensible. La Ley 1581 de 2012 exige autorización previa, informada y expresa, política de tratamiento publicada, finalidad clara y medidas de seguridad. Si vas a recolectar la dirección de tus colaboradores para armar rutas o asignar parqueadero, ese proceso necesita autorización documentada y un responsable definido. Recolectarlo por WhatsApp, sin aviso de privacidad, es una exposición innecesaria ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

El otro mensaje: el software especializado se consolida

Que una compañía compre una startup para incorporar una funcionalidad concreta indica que el mercado premia las herramientas que resuelven un proceso específico y bien delimitado. Para una pyme colombiana la lectura práctica es que no necesita una plataforma gigantesca para empezar: necesita digitalizar el proceso que hoy le está costando plata o le está generando riesgo. Un módulo de parqueaderos, un sistema de turnos, un control de radicación de documentos. Cada uno genera datos que luego permiten tomar decisiones de fondo, incluidas las de movilidad.

Lo mismo aplica a las administraciones de propiedad horizontal. Bajo la Ley 675 de 2001, el consejo y la asamblea exigen cuentas claras sobre el uso de zonas comunes, incluidos parqueaderos de visitantes y de residentes. Un registro digital de ingresos y de asignación resuelve buena parte de los conflictos recurrentes en esas reuniones.

¿Qué significa esto para tu empresa?

• Visibilidad del gasto real: saber cuánto cuesta el parqueadero, el auxilio de transporte o la ruta por empleado y por sede, con cifras verificables.
• Soporte de cumplimiento laboral: registros de ingreso, salida y turnos que sirven como evidencia frente a auditorías o reclamaciones.
• Menor riesgo en habeas data: recolectar direcciones y placas dentro de un proceso con autorización, finalidad y controles, no en canales informales.
• Mejor uso de un recurso escaso: rotación y asignación de cupos según ocupación real, no según antigüedad o costumbre.
• Decisiones de horario con base en datos: ajustar jornadas o turnos según los patrones reales de llegada.
• Menos fricción interna: reglas claras y trazables reducen los reclamos por cupos, permisos y tardanzas.

La tarea de la semana entrante es sencilla y no requiere presupuesto: revisar cómo se registra hoy el ingreso de personal y el uso del parqueadero, verificar si existe autorización de tratamiento de datos para la información que ya recogieron, y estimar cuánto le cuesta a la empresa ese proceso. Con eso sobre la mesa, la conversación sobre digitalizarlo deja de ser teórica.

¿Tu empresa quiere aprovechar estas tendencias tecnológicas? En Monarca Computer te ayudamos. Conoce nuestras soluciones o contáctanos hoy.