Leasing y renting digital: qué deja la apuesta de Hiflow para las pymes colombianas

La plataforma Hiflow nombró a Carlos Barrena como director general para España, su mercado de mayores ingresos, con una prioridad clara: sumar concesionarios colaboradores y aumentar el volumen de operaciones de leasing y renting. Más allá del movimiento corporativo, la señal es la que importa para una empresa colombiana: los activos que antes se compraban -vehículos, maquinaria, equipos de cómputo- cada vez se contratan por uso, y esa contratación se gestiona desde plataformas digitales que controlan disponibilidad, entregas, contratos y facturación. Si su empresa todavía decide entre comprar o arrendar con una hoja de cálculo y la intuición del contador, vale la pena revisarlo esta semana.

De comprar activos a contratar uso

El renting y el leasing no son figuras nuevas en Colombia. El leasing financiero y el operativo están ampliamente usados por compañías de vehículos, maquinaria y tecnología, y las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera los ofrecen desde hace décadas. Lo que cambió es la capa digital: hoy el ciclo completo -cotización, aprobación, entrega, mantenimiento, devolución y renovación- se opera desde software, y eso baja el costo de administrar contratos pequeños y numerosos.

Para una pyme eso significa que el modelo ya no es exclusivo de las grandes flotas. Un fondo de empleados puede arrendar sus equipos de atención al afiliado, un conjunto residencial puede contratar bajo esta figura los equipos de control de acceso del parqueadero, y un comercio puede renovar sus puntos de venta sin inmovilizar caja. El riesgo no está en el modelo, sino en administrarlo mal: contratos dispersos, fechas de renovación que nadie vigila y activos que se pagan aunque ya no se usen.

Lo que cambia en su contabilidad y en su operación

Cuando una empresa pasa de comprar a contratar uso, hay tres frentes que se mueven al tiempo y que conviene ordenar antes de firmar:

• Tratamiento contable y tributario. El leasing financiero y el operativo tienen efectos distintos en el balance y en la deducción del gasto. El Estatuto Tributario y los marcos de información financiera aplicables definen cuándo el activo se reconoce y cuándo solo se registra el canon. Confirme con su contador antes de comprometer varios años.
• Facturación electrónica. Cada canon genera un documento electrónico que debe quedar validado ante la DIAN y conciliado contra el contrato. Si recibe veinte facturas mensuales de distintos proveedores de arrendamiento, necesita un proceso de recepción y radicación que las asocie al contrato correcto, no una bandeja de correo.
• Control físico del activo. Un equipo arrendado sigue siendo responsabilidad de quien lo usa. Saber qué sede lo tiene, quién lo recibió y en qué estado está deja de ser un detalle cuando llega la devolución y el proveedor cobra deterioro.

El dato es el que sostiene el modelo

Plataformas como la de la noticia funcionan porque centralizan información: estado de cada unidad, historial de mantenimiento, vencimientos, responsables. Ese mismo principio aplica puertas adentro. Una empresa que no sabe cuántos activos tiene, dónde están y cuándo vencen sus contratos no puede negociar bien ni con el banco ni con el proveedor.

Y si en esos registros hay datos de personas -el empleado que firmó la entrega, el residente al que se le asignó un control de acceso, el afiliado que recibió un equipo- aplica la Ley 1581 de 2012. Eso implica finalidad definida, autorización, medidas de seguridad razonables y canales para atender consultas y reclamos. En propiedad horizontal, además, la Ley 675 de 2001 exige que las decisiones sobre bienes comunes y contratos de cierta cuantía pasen por los órganos de administración con el respaldo documental correspondiente; un contrato de renting de equipos del conjunto no es la excepción.

¿Qué significa esto para tu empresa?

• Inventario único de activos y contratos: saber qué tiene, bajo qué figura y hasta cuándo, en un solo lugar consultable.
• Alertas de vencimiento: evitar renovaciones automáticas que nadie revisó y penalidades por devolución tardía.
• Trazabilidad de entregas: registro de quién recibió cada equipo, en qué sede y en qué estado, con soporte documental.
• Conciliación con facturación electrónica: cruzar cada canon recibido contra el contrato que lo origina antes de pagarlo.
• Soporte para decidir: comparar con cifras propias el costo real de comprar frente al de contratar uso, por tipo de activo.
• Cumplimiento de habeas data: tratar con reglas claras los datos personales asociados a la asignación de activos.

La tarea de la semana entrante es sencilla y no requiere comprar nada: levante la lista de todos los contratos de arrendamiento, leasing y suscripción vigentes, con fecha de vencimiento y responsable. Es probable que aparezca al menos uno que ya no debería estar pagándose.

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