La lista de pasos es el corazón de todo
Abre el editor de Power Query y mira a la derecha: hay un panel que dice Pasos aplicados. Cada cosa que hagas se anota ahí, en orden.
Esa lista no es un historial: es la receta. Cuando lleguen datos nuevos, Power BI la ejecuta otra vez, de arriba abajo. Por eso limpiar aquí se hace una sola vez en la vida del informe.
Consecuencia que sorprende a todo el mundo: el orden importa. Si primero quitas una columna y después filtras por ella, el filtro falla al actualizar. Los pasos se pueden reordenar arrastrándolos, y se pueden borrar con la X - pero comprueba que los siguientes no dependieran del que quitaste.
Los seis arreglos que vas a hacer siempre
Power Query trae más de 350 transformaciones. Estas seis resuelven la mayoría de los datos que llegan de un sistema o de una hoja hecha a mano.
1. Usar la primera fila como encabezado
Si las columnas se llaman «Column1, Column2», es que la fila de títulos quedó dentro de los datos. Un botón lo arregla: Inicio → Usar la primera fila como encabezado.
2. Comprobar el tipo de cada columna
Fíjate en el iconito junto al nombre de cada columna: indica si es texto, número o fecha. Es el paso que más errores evita. Una columna de importes que quedó como texto no se puede sumar, y el error no aparece hasta que el gráfico sale vacío.
3. Quitar las columnas que no usas
Clic derecho → Quitar. No es cosmético: menos columnas es un archivo más liviano y un modelo más fácil de entender. Si no vas a mostrar ni filtrar por ella, fuera.
4. Quitar filas vacías y totales
Las exportaciones suelen traer filas en blanco y una fila final de «TOTAL». Si esa fila entra, la vas a sumar dos veces y el informe dará el doble sin avisar.
5. Reemplazar valores
Para unificar lo que está escrito de varias formas: «BOGOTA», «Bogotá» y «bogota» son tres cosas distintas para Power BI, y saldrán como tres filas separadas en el informe.
6. Dividir o combinar columnas
Separar «Nombre completo» en nombre y apellido, o unir código y descripción. Con Dividir columna → Por delimitador.
⚠️ El tipo de dato se comprueba, no se supone. Es el mismo problema que en Excel, pero aquí tiene una ventaja: si arreglas el tipo en Power Query, queda arreglado para siempre, también para los datos que lleguen el mes que viene.
Ponles nombre a los pasos y a la consulta
Los pasos se llaman solos «Columnas quitadas», «Filas filtradas1», «Tipo cambiado2». Dentro de tres meses no vas a saber qué hacía cada uno.
Clic derecho sobre un paso → Cambiar nombre, y ponle algo como «Quitar fila de totales». Igual con la consulta: «Consulta1» no le dice nada a nadie; «Ventas» sí.
Casos que vas a reconocer
Los datos sucios se parecen mucho entre sí, vengan de donde vengan - de un sistema contable, de una hoja hecha a mano o de una exportación de cualquier programa:
La exportación de un sistema, con su logo y su fila de TOTAL
Llega con tres filas de encabezado con el logo y el periodo, una fila de TOTAL al final y los importes como texto porque traen el símbolo de peso.
Se quitan las filas de arriba, se usa la fila de títulos como encabezado, se elimina el TOTAL y se cambia el tipo de la columna de importes.
Dos archivos que escriben lo mismo de forma distinta
El sistema escribe «BOGOTA D.C.» y el Excel de metas dice «Bogotá». Al cruzarlas no coinciden y las metas salen en blanco.
Se unifica con Reemplazar valores antes de relacionar las tablas - no después, cuando ya estés buscando por qué el gráfico está vacío.
Una pestaña por grupo, sin columna que diga cuál es
Cada grupo en una pestaña, con el nombre del grupo solo en el título de la hoja y no en una columna.
Se añade una columna con el grupo antes de consolidar, o al juntar las pestañas no se sabrá de quién es cada nota.
Cerrar y aplicar
Cuando termines: Inicio → Cerrar y aplicar. Power BI ejecuta todos los pasos y carga el resultado en el modelo.
Si algo falla, el error aparece ahora y te dice en qué paso. Es mucho mejor que descubrirlo dentro de un mes, cuando el informe ya esté publicado.
Compruébalo tú mismo
Quitaste una columna y luego, más abajo, hay un paso que filtra por esa misma columna. ¿Qué pasa al actualizar?
La exportación trae una fila final que dice "TOTAL" con la suma. ¿Por qué hay que quitarla?
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