Traer los datos: tu primera conexión

Conectarse no es copiar y pegar

La diferencia entre Power BI y lo que hacías antes empieza aquí. No vas a pegar los datos dentro del informe: vas a decirle de dónde salen.

Parece un detalle y es el curso entero: cuando el archivo de origen cambie, el informe se actualiza. Si pegaras los datos, tendrías el mismo problema de siempre.

Inicio → Obtener datos
El primer botón de la cinta. Para empezar elige Libro de Excel o Texto/CSV, que es de donde salen los datos de la mayoría de las oficinas.
Elige la hoja o la tabla, no el archivo entero
Power BI te muestra qué hay dentro del Excel. Si en su día convertiste el rango en tabla con Ctrl + T, aquí aparece con su nombre y sabes exactamente qué estás trayendo.
Mira la vista previa antes de aceptar
Es el momento de detectar que los encabezados no se reconocieron, que hay columnas vacías o que la primera fila es un título. Ahora cuesta un clic; después cuesta rehacer.
Transformar datos, no Cargar
El botón Cargar mete los datos tal cual. Transformar datos abre el editor de Power Query, que es donde se trabaja de verdad. Elige siempre este segundo.

Ese último paso es el consejo más útil de la lección. «Cargar» parece el camino rápido, pero casi siempre acabas volviendo al editor para arreglar algo - y para entonces ya construiste gráficos sobre datos sucios.

Qué es Power Query

Es el motor de preparación de datos que trae Power BI (y también Excel). Su trabajo es tomar los datos como vienen y dejarlos como los necesitas: quitar columnas, filtrar filas, separar un campo en dos, cambiar tipos.

Tiene dos características que conviene entender antes de tocar nada, porque explican por qué se trabaja así:

Registra los pasos

Cada cosa que haces queda anotada como un paso en una lista, y esos pasos se vuelven a aplicar cada vez que se actualizan los datos.

Limpias una vez; se limpia siempre.

No toca el origen

Power Query no modifica el archivo original. Trabaja sobre una copia de trabajo.

Puedes borrar columnas sin miedo: el Excel de tu compañero sigue intacto.

Esas dos frases son de la documentación de Microsoft, no una forma de hablar: «Power Query registra las transformaciones como pasos de consulta y las aplica cuando se ejecuta la consulta; no modifica los datos de origen». Es la razón por la que en Power BI se limpia aquí y no en el Excel de origen.

De dónde puedes traer datos

Power Query se conecta a cientos de orígenes. Para lo que vas a hacer al principio, estos cubren casi todo:

Excel y CSV - lo más común

El informe que te pasan cada mes, la exportación del sistema contable, el listado que descarga alguien del banco.

Consejo: guarda el archivo de origen siempre en la misma ruta y con el mismo nombre. Si lo mueves, la conexión se rompe.

Una carpeta entera

Si cada mes te llega un archivo nuevo con la misma estructura, puedes conectar la carpeta: Power BI une todos los archivos en una sola tabla y, al dejar el archivo del mes siguiente ahí, entra solo.

Es el mayor ahorro de trabajo del curso, y casi nadie lo conoce.

Bases de datos

SQL Server, PostgreSQL, MySQL y otras. Si en tu empresa hay un sistema, pídele al área de sistemas un usuario de solo lectura: es la conexión más limpia que existe, porque no depende de que nadie exporte nada.

Web y otros servicios

Páginas web con tablas, servicios en línea, SharePoint. Útil, pero déjalo para cuando domines lo anterior.

Cómo se ve esto en tu caso

Tres situaciones distintas, el mismo procedimiento:

Un archivo nuevo cada mes

Un Excel de ventas por mes, en una carpeta compartida. Se conecta la carpeta y cada mes entra solo el archivo nuevo.

Datos que llegan de tres sitios distintos

Las ventas salen del sistema, las metas están en un Excel y las zonas en un CSV. Tres conexiones que después se relacionan.

Una hoja por grupo, o por sede, o por mes

Una hoja por grupo con notas y asistencia. Se conectan todas y se consolidan sin copiar y pegar entre pestañas.

Compruébalo tú mismo

Al conectar un Excel, Power BI te ofrece "Cargar" y "Transformar datos". ¿Cuál conviene?