ventas@monarcacomputer.com.co (+57) 320 951 3095
Power BI básico

Qué es Power BI y qué necesitas para empezar

Lección 1 de 8 · 25 min

El problema que resuelve

Cada mes repites el mismo trabajo: abrir el Excel, pegar los datos nuevos, revisar las fórmulas, actualizar la tabla dinámica, copiar el gráfico al informe y enviarlo. Y al mes siguiente, otra vez.

Power BI existe para que ese trabajo se haga una sola vez. Tú defines de dónde salen los datos, cómo se limpian y cómo se ven; después, cuando llegan datos nuevos, el informe se actualiza sin que lo rehagas.

Tres piezas con el mismo nombre

«Power BI» son en realidad tres cosas distintas, y confundirlas es la primera fuente de líos. Esto es lo que hace cada una:

Power BI Desktop

El programa que instalas en tu computador y donde construyes el informe: traes los datos, los limpias, los relacionas y diseñas los gráficos.

Es gratis. Es donde vas a pasar el 90% de este curso.

El servicio Power BI

La parte web (app.powerbi.com). Ahí publicas el informe para verlo desde cualquier sitio, programar que se actualice solo y - según tu licencia - compartirlo.

Power BI Mobile

La aplicación de celular y tableta para consultar los informes ya publicados. No se construye nada desde ahí.

Lo primero: ¿tu computador puede?

Antes de descargar nada, comprueba esto. Son los requisitos que publica Microsoft, y el primero deja fuera a mucha gente:

  1. Windows 10 o superior

    Power BI Desktop es solo para Windows. No existe versión para macOS ni para Linux. Si trabajas en Mac, tus opciones son una máquina virtual con Windows, un equipo prestado o usar solo la parte web, que es más limitada.

    Mejor saberlo ahora que después de dos horas buscando el instalador.

  2. Procesador de 64 bits

    Microsoft ya no admite la versión de 32 bits. Cualquier equipo comprado en la última década cumple.

  3. Memoria: 2 GB mínimo, 4 GB o más recomendado

    Con 2 GB arranca, pero se arrastra en cuanto el archivo crece. Es el requisito que más conviene superar.

  4. Pantalla de 1440x900 o 1600x900

    Por debajo de eso hay cuadros de diálogo que no se ven completos. También conviene tener el escalado de Windows al 100%: con más, algunos diálogos se cortan.

Se instala de dos formas: desde la Microsoft Store o descargando el instalador. La Store tiene una ventaja concreta: se actualiza sola y no pide permisos de administrador, que es lo que suele frenar la instalación en un computador de oficina.

Microsoft publica una versión nueva cada mes y solo da soporte a la más reciente.

Las licencias: aquí es donde la gente se lleva la sorpresa

Esta parte no es burocracia: determina si vas a poder enviarle el informe a alguien. Léela antes de prometer nada en tu trabajo.

Gratis

Puedes conectarte a datos y crear informes y paneles para tu propio uso.

⚠️ No puedes compartirlos ni colaborar con otros usuarios. Sirve para aprender y para trabajar tú solo.

Pro

Es la licencia de pago habitual. Permite publicar, compartir y colaborar con otros usuarios que también tengan Pro.

Es la que necesitas si el informe lo va a ver tu equipo.

Premium por usuario (PPU)

Todo lo de Pro más funciones avanzadas. Comparte solo con otros usuarios PPU.

Para empezar no te hace falta.

Hay una excepción que conviene conocer porque es la que usan las empresas grandes: si la organización tiene una capacidad Premium, un usuario Pro puede publicar ahí y entonces sí pueden verlo compañeros con licencia gratuita. Es decir: la licencia gratis puede consumir contenido que otro publicó en esa capacidad, pero nunca puede compartir lo suyo.

Para qué lo vas a usar tú

Los ejemplos de este curso salen de tres situaciones reales, para que reconozcas la tuya:

Si llevas cuentas de un negocio

El informe de ventas del mes, la cartera por cobrar, el consumo de insumos por área. Lo que hoy sale de pegar datos en una plantilla y termina en un correo con un archivo adjunto.

Si tienes datos en varios sitios

Cruzar dos o tres fuentes que hoy no se hablan - el sistema de ventas, un Excel de metas y un CSV que te pasan -, y poder responder «¿y si lo vemos por región?» sin construir otro informe.

Si haces seguimiento a personas o grupos

Notas y asistencia de varios grupos en un mismo tablero: quién va quedándose atrás, qué temas concentran las notas bajas, cómo evoluciona un grupo entre periodos. Sin rehacer la hoja cada corte.

Power BI no reemplaza a Excel, y quien lo vende así se equivoca. Excel sigue siendo mejor para capturar datos, hacer una cuenta rápida y trabajar sobre pocas filas. Power BI es mejor para consolidar, relacionar y presentar datos que ya existen. De hecho, en este curso Excel será la fuente de casi todo.

Antes de seguir: instálalo y prepara los dos archivos

El resto del curso se hace sobre dos archivos tuyos, inventados. Se preparan una vez y llegan hasta el tablero de la lección 8.

  1. 1. Instala Power BI Desktop

    Inicio → escribe Microsoft Store → Enter; en el buscador de la tienda, Power BI Desktop → Obtener. Tarda unos minutos. Es gratis y solo existe para Windows. Al abrirlo pide iniciar sesión: puedes cerrar esa ventana con la X y trabajar sin cuenta hasta la lección 8, que es la de publicar.

  2. 2. La carpeta del curso

    En el Explorador de archivos, entra en Este equipo → Disco local (C:) → Usuarios → tu nombre y, si no existe, crea ahí una carpeta cursos; dentro, otra llamada power-bi-basico.

  3. 3. ventas.xlsx: los datos que se van a analizar

    Abre Excel → Libro en blanco. En la fila 1: Fecha, Vendedor, Codigo, Cantidad, Precio. Debajo, unas treinta ventas inventadas repartidas en varios meses, con tres o cuatro vendedores que se repitan y códigos de producto del estilo P-001 a P-005, también repetidos. Selecciona todo y pulsa Ctrl+T para convertirlo en tabla (así Power BI la reconoce por su nombre). Guárdalo en la carpeta como ventas.xlsx.

  4. 4. productos.csv: la segunda fuente

    Inicio → Bloc de notas. Escribe una línea de encabezados y cinco de datos, separadas por punto y coma, con los mismos códigos del paso anterior:

    Codigo;Nombre;Categoria
    P-001;Teclado USB;Perifericos
    P-002;Monitor 24;Computo
    P-003;Papel resma;Papeleria
    P-004;Tinta negra;Impresion
    P-005;Diadema;Perifericos

    Archivo → Guardar como, entra en la carpeta del curso, en Tipo elige Todos los archivos, nombre productos.csv, y en Codificación elige UTF-8. Ésa es la segunda fuente que vas a relacionar en la lección 4.

  5. 5. Guarda tu informe vacío

    En Power BI Desktop, Archivo → Guardar como, la carpeta del curso, nombre tablero.pbix. Todas las lecciones siguen sobre ese archivo. No uses datos de clientes reales: con los inventados se aprende igual y no sale nada de tu trabajo.

Compruébalo tú mismo

Vas a construir el informe de ventas para que lo consulten tres compañeros. Tienes la licencia gratuita. ¿Qué pasa?

Tu equipo trabaja con MacBook. ¿Cómo instalan Power BI Desktop?

Siguiente: Traer los datos: tu primera conexión

Continuar