Con Pro: 8 al día
Ocho actualizaciones programadas diarias. Para un informe que se mira por la mañana, con una o dos sobra.
Publicar: del computador a la nube
Hasta ahora todo vive en un archivo .pbix en tu computador.
Publicar lo sube al servicio Power BI, y ahí es donde se puede
consultar desde el navegador o el celular, y donde se programa que se actualice
solo.
Es un botón: Inicio → Publicar. Te pide el área de trabajo de destino y listo.
Aquí vuelve la licencia, y conviene tenerlo claro antes de prometer nada. Con la licencia gratuita puedes publicar y ver tu informe, pero no compartirlo. Para que lo vean tus compañeros hace falta Pro - o que la organización tenga una capacidad Premium, que es la excepción que vimos en la primera lección.
La actualización programada: que se haga solo
Esta es la parte que devuelve todo el trabajo del curso. En el servicio, sobre el modelo de datos, entras en Actualizar → Programar actualización y defines a qué horas quieres que se recojan los datos nuevos.
A partir de ahí, el informe del lunes por la mañana ya está al día sin que nadie lo toque.
Con PPU o Premium: 48 al día
Hasta cada media hora. Es para tableros de operación, no para el informe mensual.
Puerta de enlace
Si los datos están en tu computador o en un servidor de la empresa, hace falta instalar una puerta de enlace para que el servicio pueda alcanzarlos.
Tres cosas que hacen fallar la actualización, y nadie avisa a tiempo
Están documentadas y conviene conocerlas antes de que te pase:
Se desactiva tras cuatro errores seguidos
Si la actualización falla cuatro veces consecutivas -o hay un error irrecuperable, como una contraseña vencida-, Power BI apaga la programación.
Hay que resolver la causa y volver a activarla a mano. Si un informe «dejó de actualizarse hace semanas», suele ser esto.
Se pausa si nadie lo abre en dos meses
Si durante dos meses ningún usuario abre un informe basado en ese modelo, la actualización se pausa y le llega un correo al propietario.
Basta con que alguien lo abra para reiniciar el contador.
Si mueves el archivo de origen, se rompe
La conexión guarda la ruta. Cambiar el Excel de carpeta, renombrarlo o que alguien lo suba a otro sitio deja la actualización fallando.
Por eso conviene una carpeta fija y acordada, no el escritorio de nadie.
No existe la opción de actualizar una vez al mes: las frecuencias son diarias o semanales. Para una cadencia mensual hay que recurrir a otras herramientas.
Proyecto final: el tablero de principio a fin
Junta todo el curso. Necesitas un Excel con ventas - o notas, o entregas - con al menos fecha, categoría, cantidad y valor, y un segundo archivo pequeño que sirva de catálogo: productos, o estudiantes, o clientes.
1. Conecta las dos fuentes (lección 2)
Obtener datos y, muy importante, Transformar datos, no Cargar.
2. Límpialas en Power Query (lección 3)
Encabezados correctos, tipos de dato revisados, fuera las columnas que no usas y fuera la fila de TOTAL.
3. Relaciónalas (lección 4)
En Vista de modelo, une el código común. Comprueba que la relación sale de 1 a muchos.
4. Crea tres medidas (lección 6)
El total, el número de registros y el promedio con
DIVIDE.5. Monta la página (lecciones 5 y 7)
Tarjetas arriba, un gráfico de evolución y uno de comparación en medio, tabla abajo. Y dos segmentaciones: fecha y categoría.
6. Publica y programa (esta lección)
Publica al servicio y programa una actualización diaria. Después agrega una fila al Excel de origen, actualiza y comprueba que el número cambió: ahí es cuando se entiende para qué era todo esto.
Hasta dónde llega este curso
Con esto construyes un informe real y lo mantienes vivo. Lo que sigue -y
que aquí no vimos- es el modelado avanzado, DAX de contexto con
CALCULATE en serio, la seguridad por roles para que cada quien vea solo
sus datos, y el trabajo con volúmenes grandes.
Pero la parte que resuelve el 80% del trabajo de una oficina, un aula o un análisis mensual, ya la tienes.
Compruébalo tú mismo
Tienes licencia Pro y quieres que el informe se actualice cada hora, doce veces al día. ¿Se puede?
Microsoft documenta hasta 8 actualizaciones programadas al día
con Pro, y hasta 48 con PPU o capacidad Premium. Para un informe que se
consulta por la mañana, una o dos suelen bastar.
Un informe publicado hace meses dejó de actualizarse y nadie tocó nada. ¿Qué revisas primero?
Son las dos causas documentadas y las dos ocurren en silencio:
Power BI apaga la programación tras cuatro errores consecutivos -por ejemplo
una contraseña vencida- y la pausa si nadie abre el informe en dos meses.
Terminaste Power BI básico. Presenta la evaluación y reclama tu certificado.
Quiero mi certificado ← El informe interactivo: filtros y segmentaciones