Un informe no es un documento
La medida del éxito no es que se vea bien: es que quien lo abra deje de pedirte cosas. Si tu jefe te escribe «¿y esto mismo pero solo de la sede norte?», el informe no está terminado.
Todo filtra a todo, sin que hagas nada
Prueba algo: haz clic en una barra de uno de tus gráficos. Los demás gráficos de la página se filtran solos por lo que acabas de seleccionar. No hay que programarlo, viene de fábrica.
Se llama filtrado cruzado, y es lo que hace que explorar sea natural: clic en un producto y ves quién lo compra, en qué meses y en qué zonas.
La segmentación: el filtro visible
Una segmentación es un filtro que se ve en la página: una lista de ciudades, un desplegable de categorías, un rango de fechas.
Se crea como cualquier gráfico - eliges el icono de segmentación y arrastras el campo -, y es lo primero que busca quien abre un informe.
Ponlas todas juntas y arriba
En una franja superior o en una columna a la izquierda. Repartidas por la página, nadie las encuentra.
Tres o cuatro, no diez
Cada segmentación ocupa espacio y añade decisiones. Pon las que de verdad se usan: fecha, y una o dos dimensiones más.
La de fecha, casi siempre
Es la que más se usa en cualquier informe. Con formato de rango para poder pedir «del 1 al 15».
Deja claro cuando hay filtro puesto
Quien llegue después tiene que ver de un vistazo que está mirando solo una parte. Es el mismo peligro del filtro olvidado en Excel.
Los tres niveles de filtro, de menos a más amplio: el filtro de un objeto visual afecta solo a ese gráfico; el de página, a todo lo que hay en ella; y el de todas las páginas, al informe entero. Están en el panel de Filtros, a la derecha.
Úsalos para lo que no debe cambiar - por ejemplo, excluir los pedidos anulados en todo el informe - y deja las segmentaciones para lo que el usuario sí debe poder tocar.
Cómo se ordena una página
La gente lee de arriba abajo y de izquierda a derecha. Aprovéchalo:
Arriba: los números clave
Tres o cuatro tarjetas con lo esencial - total, promedio, cumplimiento -. Es lo que mira quien tiene treinta segundos.
En el medio: los gráficos que explican
La evolución y las comparaciones. Aquí es donde se entiende por qué esos números son esos.
Abajo: el detalle
La tabla con los registros, para quien necesite el dato exacto o quiera comprobar una cifra.
Una página, una idea
Mejor tres páginas claras -Resumen, Por producto, Detalle- que una sola con quince gráficos apretados.
Un informe de ventas
Arriba: total del mes, número de ventas y ticket promedio. En medio: evolución diaria y ventas por categoría. Abajo: la tabla de ventas. Segmentaciones de fecha y de sede.
Un seguimiento de metas por responsable
Arriba: cumplimiento global. En medio: cumplimiento por zona y evolución contra la meta. Segmentaciones de periodo y de zona, para que cada responsable filtre lo suyo sin pedir un informe aparte.
Un tablero de seguimiento de un grupo
Arriba: promedio del grupo, porcentaje de aprobados y asistencia. En medio: promedio por asignatura y evolución por periodo. Abajo: la lista de estudiantes. Segmentación de grupo y de periodo.
⚠️ Cuidado con lo que muestras a quien. Un tablero con notas o con datos de personas identificables no se comparte igual que uno de ventas por producto. Antes de publicar, pregúntate quién va a poder abrirlo - y recuerda que en Colombia los datos personales están protegidos por la Ley 1581 de 2012.
Compruébalo tú mismo
Quieres que el informe excluya SIEMPRE los pedidos anulados, sin que nadie pueda quitarlo. ¿Qué usas?
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