Para que un flujo lea tu correo o escriba en tu hoja de cálculo, necesita permiso. Ese permiso se guarda en n8n y se llama credencial.
Es la parte más delicada de todo el curso, y la que suele despacharse en dos líneas: quien tenga acceso a tu n8n tiene acceso a todo lo que tus flujos pueden tocar.
Hay dos formas, y conviene saber cuál estás usando:
Te lleva a la página del servicio, inicias sesión y le das permiso a n8n. Es lo habitual con correo y almacenamiento.
Es la más segura: no le entregas tu contraseña, le entregas un permiso que puedes revocar cuando quieras.
El servicio te da una clave larga y tú la pegas en n8n.
Esa clave suele valer para todo lo que permita la cuenta. Trátala como una contraseña, porque lo es.
Y evitan el problema serio:
Si el flujo solo lee, dale permiso de lectura. Un flujo que solo consulta no necesita poder borrar.
Muchos servicios permiten elegir el alcance del permiso, y casi nadie lo reduce.
Mejor una cuenta creada para eso que la tuya personal. Si algo va mal, revocas esa cuenta sin quedarte tú sin acceso.
Y cuando la persona que montó el flujo se va de la empresa, el flujo no se cae con ella.
Las credenciales tienen su sitio, separado del flujo. Escribir una contraseña en el texto de un nodo la deja visible para cualquiera que abra el flujo o lo exporte.
Contraseña fuerte, y segundo factor si está disponible. Quien entre ahí puede leer tus credenciales y hacer lo que ellas permitan.
Si lo instalaste tú, además: que no quede abierto a internet sin contraseña. Se ven casos.
⚠️ Al exportar o compartir un flujo, revisa qué se lleva dentro. Un flujo exportado puede incluir referencias a credenciales, nombres de servidores, rutas internas y correos. Antes de mandárselo a alguien o subirlo a un sitio público, míralo.
Volvemos a donde empezamos, pero con más criterio:
Un flujo que elimina registros, archivos o correos puede vaciar en diez segundos algo que costó años. Si tiene que borrar, que primero mueva a una papelera y borre alguien después.
Un envío masivo mal configurado es un error irreversible: no se pueden recuperar quinientos correos ya enviados. Prueba siempre contra una lista corta y tuya.
Aprobar, rechazar, sancionar, calificar. Un flujo puede preparar la información y avisar; la decisión la toma alguien que responda por ella.
Si tu flujo mueve cédulas, correos o datos de clientes, sigue aplicando la Ley 1581: hay que saber dónde acaban esos datos y quién puede verlos. Un flujo que los copia a un servicio externo es una decisión que hay que tomar a conciencia.
Construye un flujo completo con todo lo del curso. Elige una tarea tuya que pase la prueba de la lección 1: repetitiva, con reglas claras, sin criterio y donde un error no sea grave.
Cuándo arranca, qué pasos tiene en orden, qué casos distintos hay y qué debe pasar si falla. Antes de tocar la herramienta.
Disparador manual mientras construyes, y prueba cada nodo antes de añadir el siguiente.
Arrastrando los campos, no escribiéndolos. Y mirando qué devuelve cada nodo.
Con su salida prevista para lo que no encaje en ningún caso.
Que te escriba si falla. Sin esto, el flujo puede llevar semanas caído sin que nadie lo note.
El permiso más pequeño que funcione, y ninguna clave escrita dentro de un nodo.
Sigue haciendo la tarea a mano y compara. Cuando coincidan siempre, apagas el proceso manual.
Sabes decidir si una tarea vale la pena automatizar, construir el flujo, hacer que elija entre casos, enterarte cuando falle y manejar las llaves de tus servicios sin regalarlas.
Y sabes algo que no está en los tutoriales: dónde no meter un flujo. Una automatización mal puesta no ahorra tiempo, lo multiplica - porque hace el error cuatrocientas veces mientras nadie mira.
Tu flujo solo necesita LEER una hoja de cálculo. ¿Qué permiso le das?
¿Por qué conviene dejar el flujo corriendo en paralelo con el proceso manual unas semanas?
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