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Excel básico

Qué es una hoja de cálculo y qué gana tu empresa con ella

Lección 1 de 8 · 20 min

Un cuaderno que hace las cuentas solo

Una hoja de cálculo es una cuadrícula donde cada casilla guarda un dato... o una instrucción para calcularlo. Esa segunda parte es todo: la diferencia entre un cuaderno y Excel no es que sea digital, es que las cuentas se rehacen solas cuando cambia un dato.

Si en el cuaderno subes el precio de un producto, tienes que volver a sumar la columna entera. En Excel cambias el precio y el total ya está bien.

Lo que una empresa pequeña resuelve con esto

No hace falta un sistema para empezar a ordenar el negocio. Con una hoja bien hecha se llevan cosas que hoy están en papel o en la cabeza de alguien:

Inventario

Qué hay, cuánto queda y cuánto vale. Con una fórmula sabes qué productos están por agotarse antes de que un cliente pregunte.

Cartera

Quién debe, cuánto y desde cuándo. Una columna con los días de mora te dice a quién llamar hoy, sin revisar factura por factura.

Ventas del mes

Cuánto se vendió, de qué y a quién. Es la base del informe que te piden y del que sale la decisión de qué comprar el mes que viene.

Nómina sencilla

Horas, valor por hora, deducciones y neto a pagar. Ojo: para la liquidación legal completa hace falta más que una hoja - ver la nota de abajo.

Excel no sirve para todo, y saber dónde está el límite te ahorra un problema serio. Una hoja de cálculo no controla quién la modifica, no deja rastro de quién cambió qué, y cuando dos personas la usan a la vez alguien pierde su trabajo. Para facturación electrónica ante la DIAN, para nómina con sus aportes de ley o para un inventario que mueven tres personas al tiempo, se necesita un sistema. Excel es excelente para entender tus datos, no para custodiarlos.

Excel, Google Sheets y LibreOffice

Este curso usa Excel, pero casi todo funciona igual en Google Sheets (gratis, en el navegador) y en LibreOffice Calc (gratis, se instala). Las fórmulas se escriben igual; cambian de sitio algunos botones.

Si no tienes Excel, abre Google Sheets y sigue el curso desde ahí: no vas a perderte nada de lo importante.

Cómo se ve una hoja por dentro

Toda la cuadrícula se organiza igual, y con estos tres nombres te entiendes con cualquiera que sepa Excel:

  1. Columnas: las letras de arriba

    A, B, C… Se usan para separar tipos de dato: una columna para el producto, otra para el precio, otra para la cantidad.

  2. Filas: los números de la izquierda

    1, 2, 3… Cada fila es un registro completo: una venta, un cliente, un producto. Una fila, una cosa.

  3. Celdas: el cruce de las dos

    La casilla donde se cruzan la columna C y la fila 5 se llama C5. Ese nombre es su dirección, y es como las fórmulas se refieren a los datos.

Tu primera fórmula: todo empieza con el signo igual
=15000*3
Resultado
45000

El = al principio es lo que le dice a Excel «esto no es un texto, es una cuenta que quiero que hagas». Sin él, la celda muestra literalmente 15000*3 y no calcula nada. Es el error número uno de quien empieza, y también la explicación de por qué a veces una celda «no funciona».

Antes de empezar: tu libro de práctica

Todo el curso se hace sobre un libro tuyo con veinte ventas inventadas. Se crea una vez, en diez minutos, y sirve hasta el proyecto final de la lección 8.

  1. 1. Abre el programa

    Si tienes Excel: Inicio → escribe Excel → Enter → Libro en blanco. Si no lo tienes, abre Google Sheets: en el navegador, sheets.google.com, entra con una cuenta de Gmail y pulsa el + de "Hoja de cálculo en blanco". Es gratis y todo el curso funciona igual; cuando la lección diga "Archivo → Guardar", en Sheets se guarda solo.

  2. 2. Guárdalo en la carpeta del curso

    En el Explorador de archivos, entra en Este equipo → Disco local (C:) → Usuarios → tu nombre y, si no existe, crea ahí una carpeta cursos (clic derecho → Nuevo → Carpeta); dentro, otra llamada excel-basico. En Excel: Archivo → Guardar como → Examinar, entra en esa carpeta y ponle el nombre ventas.xlsx. A partir de ahí, Ctrl+S después de cada cambio.

  3. 3. Escribe los encabezados

    En la fila 1, una palabra por celda: en A1 escribe Fecha, Tab, Vendedor, Tab, Producto, Tab, Cantidad, Tab, Precio, Enter. (Tab pasa a la celda de la derecha; Enter baja a la siguiente fila.)

  4. 4. Veinte ventas inventadas

    Desde A2, escribe veinte filas con datos que te inventes: fechas del mes pasado, tres o cuatro nombres de vendedor que se repitan (Ana Ruiz, Luis Gómez, Sara Díaz), productos (Teclado, Mouse, Monitor, Papel, Tinta), cantidades entre 1 y 30 y precios entre 15.000 y 900.000. No uses datos de clientes reales: no hacen falta y no deben salir de tu trabajo. Que los vendedores se repitan importa: es lo que hace que el informe de la lección 8 tenga algo que resumir.

  5. 5. Comprueba que Excel los entendió

    Las fechas y los números tienen que quedar pegados a la derecha de su celda, y los nombres a la izquierda. Si una fecha o un precio queda a la izquierda, Excel lo guardó como texto y no va a poder sumarlo: eso es justo lo que arregla la lección 3.

Compruébalo tú mismo

¿Cuál es la ventaja real de una hoja de cálculo frente a un cuaderno?

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