Las cinco funciones que resuelven el 80% del trabajo - Excel básico

Cinco funciones, no cincuenta

Excel tiene más de 400 funciones. En una oficina se usan cinco el 80% del tiempo. Estas.

Todas siguen la misma estructura: =NOMBRE(dato1; dato2; dato3). Los datos van entre paréntesis, separados por punto y coma.

⚠️ Punto y coma o coma, según tu computador. En la configuración regional de Colombia el separador es ;, pero en otras es ,. Si copias una fórmula de internet y da error, prueba cambiando el separador antes de darla por mala.

1. SI - que la hoja decida

Comprueba una condición y devuelve una cosa u otra. Es la que convierte una tabla en algo que te avisa en vez de solo guardar datos.

Marcar quién está en mora

=SI(E2>30; "EN MORA"; "Al día")

Resultado

Si los días transcurridos superan 30 → EN MORA
Si no → Al día

2. BUSCARX - traer un dato de otra tabla

Tienes los códigos de producto en la hoja de ventas y los nombres en la de productos. BUSCARX trae el nombre buscando el código. Es la función que evita copiar datos a mano entre hojas - y con ellos, los errores.

Traer el nombre del producto por su código

=BUSCARX(A2; Productos!$A$2:$A$500; Productos!$B$2:$B$500; "No encontrado")

Resultado

1. Qué busco:      el código de A2
2. Dónde lo busco: la columna de códigos de la hoja Productos
3. Qué devuelvo:   el nombre, que está en la columna B
4. Si no está:     el texto "No encontrado"

Los rangos van con $ - por lo de la lección anterior: la tabla de productos es la misma para todas las filas. Y fíjate en el cuarto dato: sin él, un código que no exista devuelve #N/D, que ensucia el informe y rompe las sumas de más abajo.

BUSCARX no está en Excel 2016 ni en Excel 2019 - así lo documenta Microsoft -. Sí está en Microsoft 365, en Excel 2021 y en Excel 2024. Si tu versión no la tiene, se usa BUSCARV: es más incómoda pero resuelve lo mismo.

3 y 4. CONTAR.SI y SUMAR.SI - cuentas con condición

Cuántas ventas hizo un vendedor, cuánto suma lo vendido de un producto, cuántos clientes están en mora. Son la respuesta a casi cualquier «¿cuántos…?» y «¿cuánto…?» que te pregunten.

Contar y sumar con condición

=CONTAR.SI(F2:F500; "EN MORA")
=SUMAR.SI(B2:B500; "Teclado"; D2:D500)

Resultado

Cuántos registros dicen EN MORA
Cuánto suma la columna D solo en las filas cuyo producto es Teclado

5. SI.ERROR - que un error no arruine el informe

Envuelve otra fórmula y, si esta da error, muestra lo que tú decidas. Es lo que hace que un informe se vea profesional en vez de lleno de #N/D y #¡DIV/0!.

Un promedio que no revienta con cero ventas

=SI.ERROR(D2/C2; 0)

Resultado

Si C2 es cero, en vez de #¡DIV/0! muestra 0

Cuidado con esta: tapar un error no es corregirlo. Si BUSCARX devuelve #N/D porque tu tabla de productos está incompleta, poner SI.ERROR(...;0) hace que el informe cuadre mal y en silencio. Úsala cuando el error es esperable - una división entre cero legítima -, no para esconder que faltan datos.

Haz clic en cada tarjeta para ver la respuesta.

Compruébalo tú mismo

Quieres saber cuánto vendiste del producto "Mouse" en el mes. Los productos están en B y los totales en D. ¿Qué usas?