Fórmulas básicas: que Excel calcule por ti - Excel básico

Nunca escribas el resultado

La tentación de quien empieza es sacar la cuenta con la calculadora y escribir el número. Funciona... hasta que un precio cambia. Entonces hay que rehacer todo a mano y, sobre todo, hay que acordarse de rehacerlo.

Una fórmula no guarda el resultado: guarda cómo se obtiene. Y se vuelve a calcular sola cada vez que cambia algo de lo que depende.

La diferencia, en dos celdas

45000            ← el resultado, escrito a mano
=B2*C2           ← la instrucción: precio por cantidad

Resultado

Los dos muestran 45000.
Solo el segundo sigue estando bien cuando cambias el precio.

Apunta a celdas, no a números

Podrías escribir =15000*3 y funcionaría. Pero entonces el precio está escondido dentro de la fórmula: nadie lo ve, nadie sabe de dónde salió y cambiarlo obliga a entrar celda por celda.

El dato vive en su celda; la fórmula la señala. Es la misma idea que hace que un sistema no tenga los precios escritos en el código.

Los cuatro operadores

Se escriben como en una calculadora, y el orden es el de las matemáticas: primero multiplicación y división, después suma y resta. Los paréntesis mandan sobre todo lo demás.

+ sumar

=B2+C2

Valor base más el flete.

- restar

=B2-C2

Precio menos el descuento.

* multiplicar

=B2*C2

Precio por cantidad. El asterisco, no la x.

/ dividir

=B2/C2

Total entre unidades, para el precio unitario.

Los paréntesis cambian el resultado

=100000+20000*0.19
=(100000+20000)*0.19

Resultado

103800    ← primero multiplicó: 20000*0,19 = 3800
22800     ← primero sumó: 120000*0,19

Ese ejemplo no es teórico: es exactamente cómo se calcula mal un IVA. Si el flete también lleva IVA, va dentro del paréntesis; si no, va fuera. La fórmula no te va a avisar de que elegiste la equivocada, porque las dos son válidas: simplemente dan cifras distintas.

SUMA y PROMEDIO: rangos en vez de celda por celda

Para sumar veinte celdas nadie escribe =A1+A2+A3+…. Se usa un rango: dos celdas separadas por dos puntos significan «desde aquí hasta allá».

Las cuatro que más se usan

=SUMA(D2:D50)          suma las ventas del mes
=PROMEDIO(D2:D50)      venta promedio
=CONTAR(D2:D50)        cuántas celdas tienen NÚMEROS
=CONTARA(B2:B50)       cuántas celdas tienen ALGO (texto incluido)

Resultado

SUMA y PROMEDIO ignoran las celdas vacías y las de texto.
CONTAR cuenta solo números; CONTARA cuenta todo lo que no esté vacío.

CONTAR y CONTARA no son lo mismo, y confundirlas descuadra un informe. Si cuentas cuántas ventas hubo con CONTAR sobre la columna del cliente - que es texto - te da cero. Para contar registros, apunta a una columna de números o usa CONTARA.

Arrastrar para repetir

Escribes la fórmula en la primera fila y, con el cuadrito de la esquina inferior derecha de la celda, la arrastras hacia abajo. Excel la copia ajustando las referencias: en la fila 3 usará B3*C3, en la 4 B4*C4.

Eso es justo lo que quieres casi siempre... y lo que rompe la fórmula en el caso que verás en la lección siguiente.

Compruébalo tú mismo

Tienes precios en B y cantidades en C. En D2 escribes =B2*C2 y arrastras hasta D50. ¿Qué pasa?