Permisos: quién ve qué y quién puede editar

Dos preguntas distintas

Cuando se habla de permisos se mezclan dos cosas que conviene separar:

¿Quién puede VER esta página? y ¿quién puede EDITARLA? Son decisiones independientes, y confundirlas es lo que lleva a wikis donde todo el mundo mira y nadie escribe.

Cómo funciona: grupos, no personas

Los permisos no se dan a personas una por una - eso se vuelve inmanejable en cuanto entra o sale alguien. Se dan a grupos, y las personas se meten en grupos.

Usuario

Cada persona con acceso. Puede pertenecer a varios grupos a la vez.

Grupo

Un conjunto de personas con los mismos permisos. «Todos», «Administradores», «Contabilidad».

Permiso

Qué puede hacer ese grupo: leer, escribir, borrar, administrar. Y sobre qué rutas.

Los permisos se aplican por ruta. Puedes decir que un grupo lee todo salvo /personas/*, o que otro escribe únicamente en /clientes/*. Ahí es donde la estructura de la lección 3 se vuelve práctica: una estructura ordenada hace que los permisos sean simples de definir.

Empieza con dos o tres grupos, no con doce

La tentación es reproducir toda la jerarquía de la organización. No hace falta, y cuanto más complejo el esquema, más probable es que alguien acabe sin acceso a algo que necesita.

Todos
Lee toda la wiki y escribe en casi todo. Es el grupo donde va la mayoría de la gente.
Administradores
Dos o tres personas. Configuran la wiki, gestionan usuarios y pueden borrar.

Que sean pocas no es desconfianza: es que un cambio de configuración mal hecho afecta a todos.
Y un tercero solo si hace falta de verdad
Para la sección con información sensible: datos de personas, condiciones comerciales, claves.

Si no tienes una necesidad concreta, no lo crees todavía.

⚠️ El error que mata más wikis: dejar que solo unos pocos editen. Parece prudente y es letal. Si alguien ve un dato desactualizado y no puede corregirlo, no avisa a nadie: se encoge de hombros y sigue. A los seis meses la wiki está llena de errores que la gente ya detectó y no pudo arreglar.

Además, el historial existe precisamente para eso: cualquier cambio se puede revisar y deshacer. El riesgo de que alguien edite es mucho menor que el de que nadie lo haga.

Qué sí conviene proteger

Cerrar permisos de más es un problema, pero hay cosas que deben estar restringidas:

Datos de personas

Nóminas, evaluaciones, información de contacto de empleados o clientes. En Colombia, la Ley 1581 de 2012 obliga a proteger esos datos y a que solo acceda quien lo necesita para su trabajo.

Condiciones comerciales

Márgenes, descuentos por cliente, costos de proveedores. No porque haya desconfianza, sino porque circula fuera con facilidad.

Y algo que no va en la wiki, esté como esté de protegido

🔴 Las contraseñas. Ni de servidores, ni de cuentas, ni de nada. Una wiki no es un gestor de claves: no las cifra, las guarda en su base de datos y las deja en el historial de versiones para siempre, aunque borres la página.

Para eso existen los gestores de contraseñas. En la wiki se escribe dónde está la clave y quién la tiene, nunca la clave.

Cómo entra la gente

Wiki.js admite varias formas de identificar a los usuarios. Las dos que vas a considerar:

Usuario y contraseña propios

Cada persona se crea su cuenta en la wiki. Lo más simple para empezar y para equipos pequeños.

El inconveniente: una contraseña más que recordar, y hay que acordarse de dar de baja a quien se va.

Con la cuenta que ya usan

Se puede conectar con el sistema de cuentas que ya tenga la organización, para que entren con el mismo usuario del correo.

Más cómodo, y sobre todo: cuando alguien se va y le cierran esa cuenta, pierde el acceso a la wiki automáticamente.

Y una decisión que hay que tomar a conciencia: ¿la wiki se ve desde internet? Si es interna, lo más seguro es que solo sea accesible desde la red de la organización o a través de una conexión privada. Una wiki interna publicada en internet con solo una contraseña delante es una filtración esperando a ocurrir.

Compruébalo tú mismo

¿Por qué es mala idea que solo dos o tres personas puedan editar la wiki?

Necesitas que el equipo tenga a mano la contraseña de un servidor. ¿Qué haces?