Casi todas las wikis mueren, y siempre igual
Se monta con entusiasmo. Las primeras semanas se escriben veinte páginas. Después el ritmo baja. A los seis meses alguien consulta algo, descubre que está desactualizado, y decide preguntar a una persona en vez de mirar ahí.
A partir de ese momento la wiki está muerta, aunque siga encendida. El problema nunca fue la herramienta.
Una wiki desactualizada es peor que no tener wiki. Sin documentación, la gente pregunta y obtiene la respuesta correcta. Con documentación obsoleta, la gente la sigue y hace las cosas mal - convencida de que lo está haciendo bien.
Por qué se abandona
Las cuatro causas, y ninguna es técnica:
Actualizarla no es tarea de nadie
Todos piensan que alguien lo hará. Si no está en el trabajo de una persona concreta, no ocurre.
Se documenta al final, cuando ya no hay tiempo
«Cuando terminemos el proyecto, lo documentamos.» Al terminar el proyecto empieza el siguiente, y nadie vuelve.
Se escribió demasiado de golpe
Doscientas páginas escritas en un mes son doscientas páginas que caducan a la vez. Nadie va a revisar doscientas.
Nadie sabe qué está al día y qué no
Si todas las páginas se ven igual, no puedes confiar en ninguna. Y la desconfianza se contagia: una página obsoleta hace sospechar de las otras cincuenta.
Lo que sí funciona
Cinco costumbres, ordenadas por lo que aportan frente a lo que cuestan:
1. Documentar es parte de terminar la tarea
Una tarea no está hecha hasta que está escrita. No es un paso posterior: es parte del mismo trabajo, igual que no consideras terminada una factura hasta enviarla.
Es el cambio que más efecto tiene, y no cuesta tiempo extra: cuesta ordenarlo distinto.
2. Escribe cuando lo acabas de hacer
El mejor momento para documentar un procedimiento es justo después de ejecutarlo, cuando aún recuerdas los tropiezos. Una semana después ya olvidaste los tres detalles que importaban.
3. Pon fecha visible de última revisión
Wiki.js guarda cuándo se editó cada página. Que se vea. Una página revisada hace un mes da confianza; una de hace tres años avisa por sí sola de que hay que comprobarla.
4. Que alguien sea responsable de cada sección
No de escribirla toda: de que esté al día. Una persona por sección, con nombre. «Todos somos responsables» significa que nadie lo es.
5. Una revisión corta y periódica
Media hora cada tres meses, mirando solo las páginas más consultadas y las más antiguas. No hace falta revisarlo todo: hace falta que lo importante esté bien.
Y el momento que no se puede desaprovechar: cuando alguien pregunta. Cada pregunta que te hacen es una página que falta o que no se encuentra. Respóndela, y después escríbela - o mejor: respóndela escribiéndola y manda el enlace.
Es la forma más natural de que la wiki crezca con lo que la gente de verdad necesita, en vez de con lo que tú crees que necesita.
Marca lo que está sin verificar
Un truco sencillo y muy eficaz: cuando escribas algo de lo que no estás seguro, dilo en la propia página.
> ⚠️ Revisado por ultima vez en marzo de 2026. El paso 4 puede haber
> cambiado con la ultima actualizacion del sistema: confirmar antes
> de seguirlo.Quien lee sabe exactamente que puede dar por bueno y que debe comprobar. Eso mantiene la confianza en el resto de la wiki.
Borrar también es mantener
Cuesta borrar lo que costó escribir, pero una página sobre un sistema que ya no usáis solo estorba: aparece en las búsquedas y confunde.
Si te da reparo, muévela a una sección de «archivo» con una nota que diga que ya no está vigente y desde cuándo. Lo importante es que quien la encuentre sepa que no debe seguirla.
Compruébalo tú mismo
¿Por qué una wiki desactualizada es peor que no tener wiki?
¿Cuál es el mejor momento para documentar un procedimiento?
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