Trabajar con tus propios documentos

Que responda sobre lo tuyo, no sobre lo que cree saber

Hasta ahora le has pedido cosas sobre texto corto. El salto de verdad es este: darle un documento tuyo y hacer que responda solo con él.

Tu contrato, tu manual de procedimientos, el informe de sesenta páginas que no has leído. Y con una condición: que no rellene los huecos con lo que sabe de documentos parecidos.

Las tres formas de dárselo

Según la herramienta que uses, tendrás unas u otras. El principio es el mismo:

Pegarlo en el mensaje

Lo más simple y lo que siempre funciona. Sirve para documentos cortos o para el fragmento que te interesa.

Delimítalo bien: «El documento empieza aquí:» y al final «Aquí termina el documento.»

Adjuntar el archivo

La mayoría de herramientas ya aceptan PDF, Word o Excel. Cómodo para documentos largos.

⚠️ Un PDF escaneado es una imagen: si no reconoce el texto, no puede leerlo aunque tú lo veas.

Un espacio de trabajo con varios documentos

Algunas permiten cargar un conjunto de documentos y consultarlos todos a la vez. Es lo más potente para un manual o un archivo de normas.

Antes de subir nada, la lección 5. Un contrato con datos de personas, una nómina o una base de clientes no se sube por comodidad. Si solo necesitas dos cláusulas, pega esas dos cláusulas.

La instrucción que hace la diferencia

Con el documento cargado, lo que decide si la respuesta es fiable es una sola frase:

Consultar un documento con las defensas puestas

Te adjunto el manual de procedimientos de la empresa.

Responde UNICAMENTE con lo que dice este documento. No uses tu
conocimiento general sobre el tema.

Si la respuesta no esta en el documento, di: "El documento no lo
especifica" - no supongas cual seria lo habitual.

En cada respuesta, cita la seccion o la pagina de donde lo sacaste.

Primera pregunta: cual es el procedimiento para autorizar una compra
superior a cinco millones?

Resultado

Tres defensas en cuatro lineas: prohibido salirse del documento, permiso
para decir que no esta, y cada respuesta con su referencia comprobable.

Sin esas frases pasa lo peor que puede pasar: te contesta lo que suele decir un manual de procedimientos, que suena perfectamente razonable y no es lo que dice el tuyo. Y como suena razonable, no lo verificas.

Cómo sacarle partido de verdad

Una vez cargado, no te limites a una pregunta:

Empieza por el mapa
«Dame un índice de lo que trata este documento, sección por sección.» En treinta segundos sabes qué hay dentro de las sesenta páginas.
Busca lo que te afecta
«¿Qué dice sobre plazos de entrega?» Es buscar por significado, no por palabra exacta: encuentra la cláusula aunque no use la palabra que tú buscarías.
Pide lo que llama la atención
«¿Qué cláusulas son inusuales o desfavorables para quien contrata?» Aquí sí conviene su conocimiento general - pero pídelo explícitamente y trátalo como una opinión a verificar, no como un hecho del documento.
Convierte el resultado en algo usable
«Con lo anterior, hazme una lista de chequeo para revisar contratos parecidos.» El trabajo de hoy te sirve para los diez próximos.

El contrato antes de firmarlo

Cargas el contrato y preguntas por plazos, penalizaciones, causales de terminación y renovación automática. En diez minutos sabes dónde mirar con calma.

No sustituye al abogado: te dice dónde poner la atención, que ya es mucho.

El informe de sesenta páginas

Un estudio de sesenta páginas. Le pides el índice, después las tres conclusiones principales con su cita, y después solo la sección que te interesa.

Las cifras que vayas a usar, verificadas contra el documento - él mismo te dio la página.

Comprobar que un material cubre lo que debe

Cargas el plan de estudios y le pides que revise si tu guía de clase cubre los objetivos, cuáles quedan sin trabajar y qué actividad propondría para cada uno.

Cuándo no funciona

Para que no pierdas la tarde:

PDF escaneado

Si es una foto de un papel, no hay texto que leer. Necesitas pasarlo antes por un reconocimiento de texto.

Documentos enormes

Pasado cierto tamaño, ya no le cabe entero. Divide por capítulos y trabaja por partes.

Tablas complejas en PDF

Las tablas con celdas combinadas se leen mal y puede cruzar datos de filas distintas. Para números, mejor Excel.

Compruébalo tú mismo

Cargas tu manual de procedimientos y preguntas algo que el manual no cubre. Sin instrucciones especiales, ¿qué es lo más probable?