Filas
Lo que quieres ver listado hacia abajo: los productos, los clientes, los vendedores.
El informe que te piden cada mes
«¿Cuánto vendimos por producto?» «¿Y por vendedor?» «¿Y por mes?» Son tres preguntas sobre los mismos datos, y contestarlas con fórmulas significa construir tres informes distintos.
Una tabla dinámica los responde todos arrastrando campos, sin escribir una sola fórmula, y se rehace entera cuando cambias de pregunta.
Qué necesita para funcionar
Una tabla dinámica exige datos en formato de lista: una fila por registro, una columna por dato, una sola fila de encabezados y sin filas vacías en medio. Es exactamente lo de la lección anterior.
Si tus datos ya están así, esto son dos minutos. Si no, primero hay que ordenarlos - y ese suele ser el trabajo de verdad.
Clic en una celda de la tabla
Una sola celda, sin seleccionar nada más.
Insertar → Tabla dinámica
Acepta que la cree en una hoja nueva: los datos crudos y el informe no deben compartir hoja.
Arrastra los campos a las cuatro zonas
A la derecha aparecen las columnas de tu tabla y cuatro cajas. Lo que arrastres a cada una decide la forma del informe.
Cambia de pregunta sin rehacer nada
Saca «Producto» y mete «Vendedor»: el mismo informe ahora responde otra cosa. Eso es lo que las hace valiosas.
Columnas
Lo que quieres comparar a lo ancho: los meses, las sedes. Con más de seis valores se vuelve ilegible.
Valores
Lo que se calcula: la suma del total, la cantidad vendida. Ojo con lo que dice al ponerlo - a veces cuenta cuando querías sumar.
Filtros
Lo que acota todo el informe: el año, la ciudad.
Si en Valores aparece «Cuenta de Total» en vez de «Suma de Total», hay un dato de texto en esa columna. Excel cuenta cuando no puede sumar. Casi siempre es una celda con «-», con «N/A» o con un número escrito con espacio. Se arregla en los datos, no en la tabla dinámica.
⚠️ Comprueba si la tuya se actualiza sola, porque depende de la versión. Microsoft documenta que en las versiones nuevas una tabla dinámica creada a partir de datos del mismo libro trae la actualización automática activada por defecto; en las anteriores, no se actualizaban solas.
Como no puedes saber con qué Excel se abrirá tu archivo, hay dos costumbres que no fallan: clic derecho → Actualizar antes de enviar cualquier informe, y activar Actualizar datos al abrir el archivo en las opciones de la tabla dinámica.
Y si la fuente es una tabla de verdad (Ctrl + T), el rango además
crece solo cuando agregas filas.
Proyecto final: el informe de ventas del mes
Vamos a recorrerlo entero con lo que aprendiste. Necesitas una hoja con estas columnas: Fecha · Vendedor · Producto · Cantidad · Precio unitario. Inventa unos 20 registros o usa los de tu trabajo.
1. Prepara los datos (lección 3)
Da formato de Texto a los códigos antes de escribirlos, y comprueba que las fechas quedan alineadas a la derecha.
2. Calcula el total de cada venta (lección 4)
Una columna nueva:
=D2*E2. Arrástrala hasta el final.3. Aplica el IVA con una constante (lección 5)
Pon
0,19en una celda aparte, por ejemploH1, y calcula=F2*(1+$H$1). Con los$, o al arrastrar se rompe.4. Marca las ventas grandes (lección 6)
=SI(F2>500000; "Alta"; "Normal"). Ahora la hoja te señala sola lo que merece atención.5. Conviértelo en tabla (lección 7)
Ctrl + Ty ponle el nombre «Ventas». Desde aquí, todo lo que agregues entra solo.6. Saca el informe (esta lección)
Tabla dinámica: Producto en Filas, Suma del total en Valores, Vendedor en Filtros. Ya tienes lo que te piden cada mes.
Hasta dónde llega Excel
Con esto resuelves el trabajo diario de una oficina. Conviene saber cuándo te quedaste corto: cuando varias personas necesitan escribir a la vez, cuando hace falta saber quién cambió qué, cuando el archivo pasa de unas decenas de miles de filas y se arrastra, o cuando el dato tiene que estar en varios sitios al tiempo.
Ahí ya no es cuestión de saber más Excel: es que la herramienta se acabó, y toca una base de datos o un sistema.
Compruébalo tú mismo
Agregaste 50 ventas nuevas y tu tabla dinámica sigue mostrando el total anterior. ¿Qué haces?
La tabla dinámica trabaja sobre una copia interna de los datos.
Que se refresque sola depende de la versión: Microsoft documenta que las nuevas, sobre
datos del mismo libro, traen la actualización automática activada, pero las anteriores
no. Como no sabes con qué Excel van a abrir tu archivo, actualizar antes de enviarlo
es la costumbre que no falla.
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