Sistema de Radicación
de Documentos
Trazabilidad, control y cumplimiento normativo para su organización —
desde el primer día, sin complicaciones técnicas.
La gestión documental manual
cuesta dinero y genera riesgos.
Las organizaciones colombianas pierden horas de trabajo diario en procesos de radicación no estandarizados, sin trazabilidad y vulnerables a errores humanos.
Una empresa de 30 empleados pierde en promedio:
COP/año en reprocesos, errores y tiempo en radicación manual
-
📂Radicados duplicados o perdidos Sin un consecutivo automático, los documentos se numeran manualmente y generan duplicados o vacíos imposibles de detectar a tiempo.
-
🔍Imposible rastrear un documento No existe búsqueda centralizada. Encontrar un radicado histórico puede tomar horas o incluso días.
-
⚖️Incumplimiento de TRD y normativa La Ley 594 de 2000 obliga a las entidades a gestionar TRD. El incumplimiento expone a sanciones y auditorías desfavorables.
-
🔓Sin control de acceso ni auditoría Cualquier persona puede crear o modificar documentos sin dejar rastro, lo que anula la evidencia ante reclamaciones legales.
-
🖨️Proceso lento e inconsistente Radicar un documento a mano toma entre 5 y 20 minutos. Con el sistema: menos de 60 segundos.
Una plataforma web lista para usar,
sin complicaciones técnicas.
Radicado en 60 segundos
Número único atómico, código de barras Code128 y PDF de constancia generados automáticamente.
3 modos de salida
Sticker 10×5 cm · Documento .docx→PDF inalterable · PDF escaneado — estampa sello sobre PDF externo.
TRD administrable
Series, subseries, retención y disposición final conforme a Ley 594. Gestionable por el admin sin código.
Control de acceso por roles
Admin — configuración total. Operador — radicar y buscar. Consulta — solo lectura y descarga PDF.
Búsqueda instantánea
Filtrado por número, asunto, remitente o fecha. Descarga del PDF original desde historial sin límite de tiempo.
Notificación por correo
El remitente recibe automáticamente un email con el PDF de constancia adjunto al momento de radicar su documento. v1.1.0
Dashboard de estadísticas
Métricas de volumen diario, por tipo y por dependencia (Top-10). Exportación a Excel/CSV con filtro de fechas. v1.2.0
Backup automático
Respaldos programados de la base de datos con retención configurable. Sin intervención manual. v1.1.0
Multi-empresa SaaS
Varias sedes o clientes en una sola plataforma con aislamiento total de datos por empresa. v2.0.0
Del documento físico al PDF trazable
en menos de un minuto.
📌 Modo Sticker — Constancia
Etiqueta adhesiva 10×5 cm con número de radicado y código de barras. Se pega sobre el documento físico entregado por el ciudadano.
📋 Modo Documento — Integrado
Plantilla Word (.docx) con marcadores {numero_radicado} · {%barcode}. El sistema inserta los datos y entrega PDF inalterable.
🖨️ Modo PDF Escaneado — Sello v1.1.0
El operador sube un PDF escaneado y el sistema estampa automáticamente el sello de radicado sobre la primera página. No requiere plantilla previa.
Cualquier organización que gestione documentos necesita esto.
Entidades Públicas
Alcaldías, secretarías, hospitales públicos. Obligados por Ley 594 a implementar sistemas de gestión documental y TRD.
Alta demanda · Presupuesto públicoEducación
Universidades, colegios e institutos. Manejan grandes volúmenes de solicitudes, certificados y comunicaciones académicas.
Volumen alto · Procesos repetitivosSalud
Clínicas, hospitales y EPS privadas que requieren trazabilidad documental en historias, contratos y autorizaciones.
Cumplimiento crítico · Alta rotaciónJurídico / Legal
Firmas de abogados, notarías y consultorios donde cada documento debe quedar radicado con fecha y hora exacta.
Trazabilidad legal · Valor probatorioConstrucción e Ingeniería
Empresas con procesos licitatorios, planos y actas de entrega que requieren numeración secuencial y control de versiones.
Proyectos · LicitacionesPYMES Administrativas
Cualquier empresa con área administrativa que maneje correspondencia, contratos, facturas y comunicados internos.
Mercado amplio · Ticket accesibleServicios Financieros
Cooperativas, aseguradoras y fondos de pensiones que gestionan solicitudes, reclamaciones y contratos con alta regulación.
Regulado · Alta seguridadLogística y Comercio
Importadoras, distribuidoras y operadores logísticos con documentación de despacho, recibo y trazabilidad de envíos.
Volumen · TrazabilidadInvierta en el plazo que mejor se adapte a su organización.
* Precios en COP sin IVA. El valor de implementación se cotiza por separado según modalidad de despliegue.
Elija la modalidad que encaje con su infraestructura.
On-Premise — Cliente hostea
El cliente instala y administra el sistema en sus propios servidores.
Costo de implementación (único)
$1.800.000 COP- Instalación y configuración en servidor del cliente
- Docker + base de datos PostgreSQL configurados
- Carga inicial de TRD y creación de usuarios
- Transferencia de manual técnico y de usuario
- Sesión de capacitación con administrador
- El cliente gestiona su propio servidor y backups
Cloud — Monarca Computer hostea
Monarca Computer gestiona toda la infraestructura por usted.
Costo de implementación (único)
$2.400.000 COPCuota mensual de hosting según usuarios:
- VPS dedicado con SSL y dominio configurado
- Backups automáticos diarios sin costo adicional
- Monitoreo 24/7 del servidor
- Actualizaciones de seguridad del SO incluidas
- Escalabilidad de recursos sin reinstalar
Más tiempo de licencia, más protección para su inversión.
| Característica de soporte | Básico 1 año |
Profesional 3 años |
Empresarial 5 años |
|---|---|---|---|
| Canal de soporte | Email + WhatsApp | Email · WhatsApp · Teléfono | |
| Tiempo de respuesta SLA | 48 horas | 24 horas | 8 horas |
| Corrección de bugs críticos | ✔ | ✔ | ✔ |
| Actualizaciones de seguridad | 1 / año | 2 / año | Trimestrales |
| Nuevas funcionalidades | — | 2 / año | Trimestrales |
| Sesiones de capacitación | 1 inicial | 2 / año | Ilimitadas |
| Personalización de plantillas | — | Básica | Avanzada |
| Gestión de backups | Cliente | Asistida | Gestionada Monarca |
| Contacto dedicado Monarca Computer | — | — | ✔ |
| Integraciones a solicitud | — | — | Básicas incluidas |
Crece con su organización.
El sistema está construido sobre tecnología de nivel empresarial. No alcanza un techo operativo en el rango de uso de una PYME o entidad pública colombiana.
Las barras muestran el uso típico actual vs. la capacidad máxima del stack tecnológico.
📦 Contenedores Docker
Cada componente corre en contenedor independiente. Escalar horizontalmente es añadir instancias — sin reinstalar ni interrumpir el servicio.
🗄️ PostgreSQL 16
Soporte nativo para millones de registros. Las funciones atómicas garantizan cero duplicados incluso con alta carga concurrente de múltiples operadores.
🔌 API REST preparada
Todos los módulos exponen endpoints REST. Integración con otros sistemas del cliente (ERP, CRM) sin modificar el núcleo de la aplicación.
🏢 Multi-empresa SaaS ✅ v2.0.0
Múltiples sedes o clientes en una sola plataforma con aislamiento total de datos por empresa. Disponible hoy en producción.
El sistema se paga solo en menos de 3 meses.
💰 Ejemplo de ahorro — empresa de 20 personas
📈 Beneficios intangibles
Ley 594 de 2000, políticas de archivo y TRD. Evita multas y sanciones del Archivo General de la Nación.
Cada radicado tiene usuario creador, fecha, hora y estado. Perfecto para auditorías internas o externas.
Documentos con código de barras y numeración profesional elevan la percepción ante clientes y socios.
Los PDF digitales reducen impresiones innecesarias y costos de almacenamiento físico.
Del contrato al primer radicado en 5 días hábiles.
Relevamiento
Recopilación de TRD del cliente, estructura de usuarios y plantillas de documentos existentes.
Instalación
Despliegue del servidor, configuración de la BD, carga inicial de TRD y creación de usuarios.
Personalización
Adaptación de plantillas .docx del cliente, configuración de la constancia y ajustes mínimos.
Capacitación
Sesión en vivo con administrador y operadores. Entrega de manuales técnico y de usuario.
Producción
Sistema activo. Acompañamiento inicial de 15 días para resolver dudas operativas.
📦 Entregables al cliente
- ✓ Sistema funcionando y probado en producción
- ✓ Manual técnico de instalación y administración
- ✓ Manual de usuario (operador y consulta)
- ✓ Plantilla .docx de ejemplo con marcadores
- ✓ Credenciales de acceso documentadas
- ✓ Acta de entrega y puesta en producción
🔧 Requisitos del cliente
- ✓ On-premise: Servidor Windows/Linux, 4 GB RAM, Docker
- ✓ Cloud: Ninguno — Monarca Computer gestiona todo
- ✓ Navegador moderno (Chrome, Edge, Firefox)
- ✓ Acceso a internet (cloud) o red local (on-premise)
- ✓ TRD existente o disposición a construirla con Monarca
- ✓ 1 persona designada como administrador del sistema
El sistema evoluciona con su negocio.
¿Cómo funcionan las actualizaciones?
Parches críticos de librerías y SO aplicados en ventana de mantenimiento sin interrumpir el servicio. Incluidas en todos los planes.
Nuevas características, mejoras de UX y optimizaciones. Se notifican al administrador con changelog. Incluidas en planes Profesional y Empresarial.
Respaldo automático → despliegue de nueva versión → verificación de integridad → notificación al cliente. Tiempo promedio: 15 minutos.
El cliente recibe notificación anticipada con descripción de cambios, impacto esperado y ventana de mantenimiento propuesta.
Historial y Roadmap
El remitente recibe el PDF de constancia adjunto automáticamente al radicar.
Métricas por día, tipo y dependencia. Exportación Excel con filtro de fechas.
Múltiples clientes en una sola infraestructura con aislamiento total de datos.
Integración con firma electrónica simple para documentos internos.
Portal externo para que terceros verifiquen un radicado escaneando el código de barras.
Cuánto cuesta poner el sistema en producción hoy.
| Concepto | Plan Básico 1 año |
Plan Profesional 3 años |
Plan Empresarial 5 años |
|---|---|---|---|
| Licencia de software | $3.600.000 | $8.100.000 | $11.250.000 |
| Implementación On-Premise (único) | $1.800.000 | $1.800.000 | $1.800.000 |
| Implementación Cloud (alternativa) | $2.400.000 | $2.400.000 | $2.400.000 |
| Hosting Cloud · 10 usuarios (si aplica) | $4.560.000/año | $13.680.000/3 años | $22.800.000/5 años |
| TOTAL On-Premise (todo incluido) | $5.400.000 | $9.900.000 | $13.050.000 |
| TOTAL Cloud · 10 usuarios (todo incluido) | $10.560.000 | $24.180.000 | $36.450.000 |
* Valores en COP sin IVA. El hosting mensual varía según número de usuarios — consulte tabla de hosting. Sujeto a cotización formal.
¿Listo para modernizar su gestión documental?
Nuestro equipo evalúa su caso, dimensiona la solución correcta y le presenta una propuesta ajustada a sus necesidades y presupuesto.